Automatische facturatie: de sleutel tot een goedlopend e-commerce proces

E-commerce: een dynamische wereld waar alles draait om snelheid, gebruiksvriendelijkheid en klanttevredenheid. Dat is echter makkelijker gezegd dan gedaan. In deze blog ontdekken we waarom automatische facturatie de verborgen sleutel is tot een efficiënt en moeiteloos e-commerce proces. We duiken dieper in hoe automatisch factureren niet alleen het proces optimaliseert, maar ook de klantbeleving een flinke boost geeft en bedrijven in staat stelt te schitteren in de competitieve wereld van online retail.

'Even' een factuur versturen 

Over het algemeen zien we in de online retail twee situaties: een particulier plaatst een order en betaalt de bestelling direct met iDeal of Afterpay, of een zakelijke klant plaatst een order en betaalt op rekening en wilt daarvoor een factuur ontvangen.

De vraag is echter: hoe wordt zo’n factuur opgesteld en verstuurd? Zo kun je een factuur onderbrengen in het desbetreffende klantaccount, maar je kunt ‘m ook per e-mail naar de klant versturen. En wil je hem als PDF of als e-factuur versturen?

Daarnaast is het de vraag welke informatie je precies op de factuur wilt vermelden. Meer informatie is namelijk niet per se altijd beter, maar voor de volledigheid wil je toch minstens de basisgegevens vermelden op de factuur. 

Bij consumenten gaan deze processen gemiddeld genomen een stuk vloeiender. Facturatie is in dat opzicht voor de consumentenmarkt niet direct een uitdaging. Maar zodra een webshop zich op de zakelijke markt begeeft, wordt het facturatieproces een stuk complexer. En dat is logisch, want zakelijke klanten hebben facturen nodig die voldoen aan de wettelijke eisen.
 

Steeds meer bedrijven willen e-facturen ontvangen

Als we kijken naar de ontwikkelingen binnen Europa, dan zien we dat de wet- en regelgevingen rondom facturatie steeds strenger worden. Zo is het in Nederland al verplicht om te e-factureren aan overheidsinstellingen en aanbestedende diensten (B2G-transacties). In steeds meer landen om ons heen, zoals België, Duitsland, Polen, Italië en Frankrijk, is of wordt e-facturatie ook verplicht voor zakelijke B2B-transacties. 

Al hoewel het in Nederland nog niet verplicht is, geven steeds meer bedrijven al wel de voorkeur aan e-facturatie. De reden hiervoor is dat e-facturen eenvoudig, snel en foutloos verwerkt kunnen worden door de klant, zonder menselijke tussenkomst. In het geval van e-facturatie dient een factuur als XML-bestand aangeleverd te worden.

Het versturen van e-facturen verloopt via een e-facturatienetwerk. Een bekend voorbeeld hiervan is het Peppol netwerk, waar onder meer de Nederlandse overheid gebruik van maakt. Peppol staat voor Pan European Public Procurement Online en is een beveiligd Europees e-facturatie netwerk waar bedrijven en overheden op kunnen aansluiten om elkaar beveiligd e-facturen en andere elektronische berichten kunnen sturen.

Naast Peppol bestaat nog een heel aantal andere e-facturatienetwerken. Denk aan Tradeshift, Coupa, Tungsten, Basware of SAP Business Network (voorheen bekend als Ariba).

Voldoen aan alle facturatiewensen en -eisen

Automatische facturatie is een hoeksteen geworden in het moderne e-commerce proces. Elke klant heeft zijn eigen voorkeuren: de ene wil een pdf in de mail, een andere haalt de factuur op uit zijn account, terwijl weer een ander verkiest om e-facturen te ontvangen via specifieke netwerken zoals Peppol, Ariba of Tungsten.

LEES OOK Jimmy Kok (Barentz): “Over het versturen van e-facturen wil je geen stress”

 

Het handmatig afhandelen van al deze diverse wensen kan een tijdrovende en complexe taak zijn. Hier komt het automatiseren van de facturatie om de hoek kijken, en dit is precies waar oplossingen zoals Diesis Billing zo geschikt voor zijn.

Met automatische facturatie kun je namelijk gemakkelijk aan alle eisen van jouw klanten voldoen. Of het nu gaat om het versturen van PDF-facturen via e-mail, het genereren van XML-bestanden voor e-facturatie en deze versturen via specifieke netwerken, of het aanpassen van factuurinhoud op basis van individuele klantvoorkeuren, het wordt allemaal gestroomlijnd en geautomatiseerd. 

Voordelen automatische facturatie

Diesis Billing biedt de flexibiliteit om voor elke klant de gewenste factureringsoptie te selecteren, en deze keuzes worden vervolgens automatisch en consistent toegepast.

De voordelen van automatisch factureren reiken verder dan alleen klanttevredenheid. Het bespaart tijd en geld, omdat medewerkers die al onder druk staan, niet meer handmatig facturen hoeven op te stellen en te versturen. Bovendien minimaliseert het de kans op fouten die bij handmatig werk kunnen optreden.

Automatische facturatie zorgt er ook voor dat alle uitgaande facturen automatisch worden vastgelegd in het systeem, waardoor het bijhouden van financiële administratie veel efficiënter en nauwkeuriger wordt.

Facturen opstellen, versturen en vastleggen

Het opstellen en versturen van een factuur zijn belangrijke aspecten van het facturatieproces, maar daarna komt nog een volgende stap die zeker niet over het hoofd gezien mag worden. Namelijk het vastleggen van de factuur. Worden orders handmatig vastgelegd, achteraf in batches ingelezen of gaat het alleen om totaalbedragen? Hoe worden facturen in het eigen financiële systeem vastgelegd?

Het lijkt misschien overbodig om zo te kijken naar dit onderdeel van het facturatieproces, maar het tegendeel is waar. Handmatige verwerking van data, en dus ook facturen, zorgt ervoor dat er een gebrek ontstaat aan inzichten en analyses. Om e-commerce platformen door te ontwikkelen, is real-time inzicht van groot belang. Automatische facturatie kan hierbij helpen, doordat de verzonden facturen altijd worden vastgelegd in het systeem. 

Meer weten over automatische facturatie?

Genoeg uitdagingen en ontwikkelingen waar je op moet letten als financieel verantwoordelijke, hoe je het ook wendt of keert. Zie je door de bomen het bos niet meer, of heb je behoefte aan een bekwame sparringpartner? Neem contact met ons op, want we denken graag met je mee. Of lees de brochure van onze oplossing voor automatische facturatie. 

of lees de brochure