Facturatie

Facturatie: we hebben er regelmatig mee te maken, maar wat zijn nou de absolute eisen aan een factuur? Waar moet een factuur minstens aan voldoen voordat deze verzonden kan worden? En is een factuur eigenlijk bindend? Ogenschijnlijk simpele vragen, waar je misschien bij nader inzien niet direct antwoord op hebt. In dit artikel zetten we de belangrijkste elementen op een rij, zodat je naderhand nooit meer voor verrassingen komt te staan als het gaat om het opstellen van een factuur.

De basis van facturatie

Facturatie is het essentiële proces dat plaatsvindt wanneer er sprake is van een levering van goederen of diensten voor een klant, waarbij een factuur wordt opgesteld en verstuurd naar de klant om betaling te ontvangen voor de geleverde producten of diensten. 

Even terug naar de basis: hoe werkt facturatie precies? Facturatie vindt plaats wanneer er sprake is van een levering van goederen of diensten voor een klant. Na het opstellen van de factuur, wordt deze naar de klant verstuurd. In een ideaal scenario betaalt de klant binnen de betalingstermijn het verschuldigde bedrag.

Het opstellen van een factuur begint met het vermelden van essentiële informatie: de bedrijfsgegevens van de verzender, de gegevens van de klant, een uniek factuurnummer, de datum en een gedetailleerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten, inclusief de prijzen. Zorg ervoor dat ook de betalingstermijn en de betaalinstructies duidelijk worden benoemd. Door gebruik te maken van online tools of software kun je deze puur praktische zaken van facturatie eenvoudig en efficiënt inrichten.

De regels van facturatie

Soms bestaat er nog onduidelijkheid rondom de vraag in hoeverre een factuur bindend is. Een factuur is inderdaad bindend, en dient als een wettelijk document dat de verplichting tot betaling vastlegt. Daarmee vormt het de basis voor zakelijke transacties en bovendien als bewijs van overeenkomst tussen jou en je klant.

Als de factuur eenmaal is verzonden en geaccepteerd, dienen beide partijen wettelijk gezien zich aan de overeengekomen betalingsvoorwaarden te houden. Facturatie is daarmee niet alleen een praktisch onderdeel van de levering van diensten of goederen, maar ook een wettelijke stok achter de deur.

• Lees meer over onduidelijkheden bij het versturen van facturen

De snelheid van factureren

De snelheid van facturatie verwijst naar de tijd die nodig is om een factuur op te stellen en te versturen nadat er een levering van goederen of diensten voor een klant heeft plaatsgevonden.

In principe kun je qua termijn niet zo gauw de mist ingaan als het gaat om het verzenden van een factuur. Is de factuur bestemd voor een niet-zakelijke klant, dan heb je tot 2 jaar om de facturatie te regelen. Bij zakelijke klanten mag je daar gerust 3 jaar bij optellen.

Toch wordt het sterk afgeraden om facturen aan de late kant te versturen, en wel om de volgende reden: facturen die direct na het leveren van goederen of diensten worden verstuurd, worden doorgaans sneller betaald. De relatie en levering zitten nog vers in het geheugen van de klant, en dat maakt wel degelijk verschil als het gaat om de bereidheid van de klant om de portemonnee te trekken. Daarmee is een snelle facturatie een goede manier om de cashflow te verbeteren én klantrelaties gezond te houden.

• Lees meer in het blog 'Vandaag geleverd, vandaag gefactureerd: verbeter je cashflow met automatische facturatie

De frequentie van facturatie

Welke frequentie van facturatie moet worden aangehouden, is volledig afhankelijk van je bedrijfsmodel en de afspraken met je klanten. Sommige bedrijven factureren maandelijks, terwijl anderen dat per project of transactie doen. Door heldere afspraken te maken over de verwachting hierover in de vorm van duidelijke betalingsvoorwaarden, voorkom je dat er in de toekomst onenigheid kan ontstaan. Onenigheid leidt nou eenmaal eerder tot een conflict over een factuur, met alle gevolgen van dien.

Het belang van facturatie

Goede gewoontes rondom facturatie zorgen voor een mooie samenhang in het gehele bedrijf. Zo stelt het je in staat om de geldstroom te reguleren, inzicht te krijgen in je financiën en de winstgevendheid te bewaken. Ook dienen facturen als juridische documenten in geval van geschillen of problemen met betalingen. Samengevat: zonder degelijke facturatie is een gezonde financiële huishouding haast onmogelijk.

Over Diesis

Ontdek hoe de facturatiesoftware van Diesis jou kan helpen om klanten sneller hun facturen te laten betalen. Onze experts laten je alle ins en outs zien.

Ook vertellen ze je graag meer over de mogelijkheden om facturatiesoftware te combineren met onze credit management software en oplossingen voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. 

Van gedachten wisselen over automatisch factureren?

  of blijf per e-mail op de hoogte