Order to Cash in het mkb: “Kijk niet alleen naar de kosten, maar ook naar wat het opbrengt”

In financieel spannende tijden zijn bedrijven vooral geneigd om naar de kostenkant te kijken. De opbrengstenkant wordt daarbij al snel vergeten. Maar waarom zorgen deze bedrijven er niet voor dat zij sneller hun geld krijgen? Dat vraagt Tino Wendriks, directeur van Diesis, zich af in gesprek met Bart Gaeraarts en Greg Cronie, te horen in de eerste aflevering van de gloednieuwe podcastserie ‘Doordacht Ondernemen’ van Hogeschool Windesheim. “Door het Order to Cash proces te optimaliseren, worden liquiditeiten vrijgespeeld.”

De heren bespreken in de podcastaflevering de kansen en uitdagingen op het gebied van Order to Cash in het mkb. Want bij kleine en middelgrote bedrijven is O2C vaak een ondergeschoven kindje, terwijl de potentiële winst juíst bij deze bedrijven enorm is.

Gevolgen voor liquiditeit 

Zo bespreekt Tino het voorbeeld van een overslagbedrijf in de Rotterdamse haven, waar Diesis onlangs een project heeft afgerond. Het bedrijf transporteert voor hun klanten goederen uit het buitenland. Daar moeten inklaringskosten over betaald worden bij de douane. Het overslagbedrijf schiet deze kosten voor en factureert deze achteraf door. Maar dat kon soms maanden duren, met alle negatieve gevolgen voor de liquiditeit van het bedrijf van dien. 

“Ze kregen niet op tijd hun geld binnen, terwijl ze wel gewoon hun kosten moeten betalen. Daarom hebben we voor hen een oplossing gebouwd waardoor de klant automatisch direct na iedere inklaring wordt gefactureerd.” Met als resultaat dat het overslagbedrijf minder tijd hoeft te overbruggen tussen het moment van voorschieten en het moment waarop ze het geld weer terugkrijgen van de klant.  

LEESTIP: Benieuwd naar dit project? Lees dan de casestudy >>

Een mooi voorbeeld van hoe je door het optimaliseren van (delen van) het Order to Cash proces, sneller betaald krijgt en dus meer liquide middelen vrijspeelt. “Als het financieel wat minder gaat, dan zijn bedrijven vooral geneigd om te focussen op de kostenkant. Maar waarom kijkt men niet meer naar de opbrengstenkant?”, vraagt Tino zich af. “Waarom zorg je niet dat je de producten en diensten die je geleverd hebt, sneller kunt factureren? En waarom zorg je niet voor beter debiteurenbeheer, zodat je sneller betaald krijgt?” 

Is een ERP- of boekhoudpakket niet voldoende? 

Het feit dat Order to Cash bij mkb’ers niet altijd bovenaan de agenda staat, heeft volgens Tino en Greg verschillende oorzaken. Zo denkt men vaak dat het ERP- of boekhoudpakket wel voldoende is, of dat het hartstikke veel geld kost om een dedicated Order to Cash oplossing te implementeren. De heren maken gehakt van beide argumenten.  

“Juist de onderdelen waar je als mkb’er veel winst mee kunt behalen, zitten niet voldoende in een ERP-systeem”, zegt Tino overtuigd. “Zo bieden deze pakketten niet de mogelijkheid om de kredietwaardigheid van bestaande en potentiële klanten in te schatten. Terwijl het hartstikke belangrijk is om de kredietrisico’s in te schatten en te weten of klanten straks jouw rekeningen wel kunnen betalen. In Order to Cash software zit deze mogelijkheid vaak wel. Dat biedt veel meerwaarde.” 

E-invoicing hoeft niet moeilijk te zijn 

Ook op het gebied van e-invoicing biedt Order to Cash software veel mogelijkheden. Tino: “E-invoicing houdt het mkb steeds meer bezig, maar veel bedrijven weten niet goed hoe ze dit moeten oplossen. De e-invoicing oplossing van Diesis kunnen we in één of twee dagen neerzetten. Het is een stuk software waarmee je kunt koppelen met bekende e-invoicing netwerken als Peppol, Coupa, Basware Network en Tungsten. De kosten hiervan zijn laag, maar je kunt wel heel efficiënt je facturen versturen op een manier die de klant ook graag wil. E-invoicing hoeft niet moeilijk te zijn.” 

Order to Cash software vereist geen grote investering 

Om even bij die kosten te blijven: die vallen überhaupt wel mee, blijkt uit het verhaal van Tino. Sowieso is er geen grote investering meer nodig. De meeste Order to Cash oplossingen, zo ook die van Diesis, zijn namelijk SaaS: Software as a Service. Daarvoor betaal je een vast bedrag per maand. Dat kan al voor een paar tientjes. Natuurlijk heb je ook hele uitgebreide en dus hele dure pakketten van enkele honderden euro’s per maand, maar dat zal voor de gemiddelde mkb’er zeker niet van toepassing zijn.  

"Niemand heeft zin om elke dag
factuurtjes in te kloppen"

Daarnaast is het volgens Tino vooral belangrijk om te kijken naar de return on investment. “Kijk niet alleen naar wat het kost, maar ook naar wat het kan opbrengen.” Het automatiseren van je Order to Cash proces kan namelijk enorm veel tijd besparen.

“Als het invoeren van orders, versturen van facturen en het debiteurenbeheer volledig automatisch plaatsvindt, dan kunnen de mensen zich bezighouden met het analyseren van data en het onderhoud van de klantrelatie. Automatiseer het saaie, repeterende werk waar niemand blij van wordt en leg het interessante werk bij de medewerkers. Niemand heeft zin om elke dag factuurtjes in te kloppen.” 

TIP: De ROI-calculator van Diesis. Bereken snel de terugverdientijd van het automatiseren van jouw facturatieproces >>

Meer weten? Luister de podcast! 

Meer weten over de kansen en uitdagingen voor het mkb op het gebied van Order to Cash? En wil je weten wat je morgen al kunt doen om jouw proces te optimaliseren?

Luister dan gratis naar de eerste aflevering van de podcastserie ‘Doordacht Ondernemen’ van Hogeschool Windesheim. 

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.