"Grip op geldstroom is grootste winst"

Wanneer goederen vanuit het buitenland Nederland binnenkomen, dan moeten hiervoor vrijwel altijd invoerrechten betaald worden. Steinweg, een logistieke dienstverlener die deze goederen de grens overbrengt, handelt dit zogenoemde inklaringsproces af als onderdeel van hun dienstverlening voor de klant. Dit betekent dat zij de producten en materialen aangeven bij de douane, de factuur voor de invoerrechten van de Belastingdienst ontvangen en dit ook alvast betalen. Achteraf rekenen zij dit door bij de klant.

Jaarlijks verstuurt Steinweg hiervoor duizenden facturen. Lange tijd was dit een handmatig proces. Rene legt uit hoe dat eraan toeging: “We kregen de uitnodiging tot betaling van de Belastingdienst in PDF-vorm binnen. Hierin staat onder meer het soort product vermeld, hoeveel daarvan wordt geïmporteerd en welk belastingtarief daarvoor aan invoerrechten dat betaald moet worden. Dit document werd uitgeprint, de expediteur las het door en dan tikte hij of zij de benodigde gegevens over voor de factuur. Om vervolgens de factuur met bijbehorende bijlage naar de klant te mailen.”

“Ik vond het fijn dat we vanaf de start heel open en eerlijk konden sparren met Diesis"

Werkkapitaal werd benadeeld door handmatige facturering

Een tijdrovende, foutgevoelige en weinig uitdagende taak. Met alle gevolgen voor de organisatie van dien. Zo kwam het geregeld voor dat de facturen te laat de deur uitgingen, terwijl Steinweg dat geld al wel had voorgeschoten bij de Belastingdienst. Dan wachtte men bijvoorbeeld totdat de totaalfactuur verstuurd werd, om daar de invoerrechten bij op te zetten. Dat scheelde de medewerkers immers tijd; dan hoefden ze slechts één factuur te versturen, in plaats van twee. Maar dat was niet de bedoeling. Rene: “De inklaring is maar een heel klein deel van onze dienstverlening voor de klant. En die totaalfactuur versturen we natuurlijk pas als we helemaal klaar zijn. Dat is vaak pas veel later dan de inklaring en dus het moment waarop de invoerrechten betaald moeten worden.”

Doordat er vaak een langere tijd zat tussen het moment waarop Steinweg de invoerrechten voorschoot en het moment waarop zij het geld van de klant terugkregen, werd het werkkapitaal van het bedrijf serieus benadeeld. Het kan hier jaarlijks om tientallen miljoenen euro’s gaan. Een belangrijke reden om deze uitgaande factuurstroom te automatiseren samen met Diesis. “Nu gaat de factuur voor de invoerrechten automatisch twee dagen na de inklaring de deur uit”, vertelt Rene. Daardoor hoeft het bedrijf dus minder lang op haar geld te wachten. ”

Controle op individueel inklaringsniveau is nu wel mogelijk

Een ander belangrijk onderwerp in dit verhaal is controle: dat is key. Aangezien het om zulke hoge bedragen gaat, is het extra van belang dat er dat er geen foutjes gemaakt worden. Rene: “Sommige klanten sturen we voor elke inklaring een aparte factuur, maar voor veel klanten maken we een verzamelfactuur voor alle inklaringen van een week. Toen deze verzamelfacturen nog handmatig getikt werden, gebeurde dat alleen op totaalniveau. Daardoor was controle op iedere individuele inklaring vrijwel onmogelijk, wat heel veel tijd én geld kostte. Nu worden ook deze verzamelfacturen volledig automatisch opgesteld. Dat gebeurt op basis van elke individuele, onderliggende inklaring. Hierdoor kunnen we heel precies zien dat elke inklaring wordt doorberekend; we weten zeker dat we geen geld verliezen.”

Tijdswinst van automatisering

Nog een belangrijk voordeel van het automatiseren van deze factuurstroom, is de tijdswinst die het oplevert. “Niemand van de operatie hoeft zich nog bezig te houden met deze facturen. Ik was enorm trots toen voor het eerst in onze geschiedenis een factuur werd verstuurd zonder menselijke tussenkomst. Alleen helemaal vooraan in het proces wordt de onderliggende inklaring nog even gecheckt door een medewerker voordat die naar de douane wordt gestuurd. Hij of zij heeft dan twee dagen de tijd om in te grijpen, daarna wordt het automatische proces in gang gezet.”

Of het project uiteindelijk heeft opgeleverd wat Rene ervan had verwacht? “Jazeker, zo goed als honderd procent”, antwoordt hij direct. “Eerlijk gezegd was het in het begin best lastig om de rest van de organisatie mee te krijgen. Ondanks de overtuigende business case, zagen sommige collega’s in eerste instantie de toegevoegde waarde niet zo. Inmiddels is dat wel anders. Niet alleen heeft iedereen de automatisering volledig omarmd, ze zien er nu ook de meerwaarde van in. Zoals het feit dat we natuurlijk veel tijd besparen doordat niemand van de operatie zich nog bezig hoeft te houden met het handmatig opstellen van facturen. Zij kunnen zich nu bezighouden met nuttig werk in plaats van urenlang gegevens overtikken. Maar de meeste winst zit in de grip die we nu hebben op de geldstroom. Met dit soort serieuze bedragen, is dat goud waard.”

Open en eerlijk sparren met Diesis

Hoe kijkt Rene terug op het project en de samenwerking met Diesis? “Als heel positief”, zegt Rene direct. “Ik vond het fijn dat we vanaf de start heel open en eerlijk konden sparren. Hoe zou het automatische proces eruit moeten zien? Wat kan wel? Wat kan niet? Daarbij keek Diesis ook eerlijk naar de grenzen van de software: waar moeten we stoppen? We zijn inmiddels overal live en het gave is dat hetgeen we van tevoren hadden bedacht en ontworpen, uiteindelijk ook grotendeels zo is gelukt. Dat geeft voor mij aan dat we alles goed doordacht hebben.” Hij voegt daar nog aan toe: “In dit project heb ik vooral intensief samengewerkt met Rob van Diesis. Een top consultant in mijn ogen. Proactief, flexibel, meedenkend, een harde werker en ook nog eens een leuke en sociale kerel. Ik werk heel graag met hem samen.”

Wil je meer weten over de mogelijkheden voor jouw organisatie?

  of  lees meer ervaringen