De verborgen kosten van een slecht geoptimaliseerd facturatieproces

Facturatie is een belangrijk onderdeel van het order to cash-proces. Hoe beter je je facturatieproces hebt geoptimaliseerd, hoe groter de voordelen je organisatie ervaart. Om die controle te krijgen en het facturatieproces verder te optimaliseren, is automatisering noodzakelijk. Toch zien we dat veel organisaties de stap naar (volledige) automatisering van hun facturatieproces nog niet zetten. Dit is opvallend, omdat het niet automatiseren van je facturatie resulteert in onnodige kosten of misgelopen opbrengsten die vaak verborgen blijven. Welke dat zijn lees je in dit blog.

💡LEESTIP De overstap naar geautomatiseerde facturatie

Inefficiënt benutten van fte’s

Automatisering staat garant voor minder handelingen van mensen. Maar minder handelingen van mensen betekent niet dat er minder mensen nodig zijn. De uitdaging voor organisaties is het optimaal inzetten van hun huidige personeelsbestand.

Medewerkers die veel kennis van zaken hebben en die je organisatie goed kennen, wil je behouden. Door het facturatieproces te automatiseren, kun je onnodige (handmatige) handelingen wegnemen om hun toch al hoge werkdruk te verlichten. Zij kunnen vervolgens hun kostbare tijd inzetten voor ander werk dat voorheen wellicht bleef liggen, zoals het opstellen van rapportages voor uw management.

Zo voorkom je dat je onnodig extra personeel moet aannemen – iets dat in de huidige krappe arbeidsmarkt al een uitdaging op zich is. Zeker wanneer je organisatie groeit, is het belangrijk om verspilling van fte’s tegen te gaan en met je bestaande personeelsbestand de groei op te vangen.

Je facturatie uitbesteden of interim krachten aannemen

Sommige organisaties kiezen ervoor om hun facturatieproces uit te besteden aan een administratiekantoor. Of ze nemen interim medewerkers aan om hun debiteurenafdeling te versterken om toekomstige groei op te kunnen vangen, of simpelweg omdat de organisatie de hoeveelheid werk niet aankan. Bijvoorbeeld doordat een medewerker die verantwoordelijk was voor het managen van openstaande facturen de organisatie heeft verlaten.

Het uitbesteden van je facturatie of interim krachten aanstellen betekent gemak, omdat je financiële afdeling wordt ontlast. Maar feit is wel dat dit een flinke kostenpost is. Het automatiseren van het facturatieproces zorgt ervoor dat je op het uitbesteden van je facturatie of interim krachten kunt besparen.

Facturen zijn incorrect of onvolledig

In de ideale situatie wordt een verkoopfactuur altijd op tijd verstuurd en is de informatie op de verkoopfactuur correct en volledig. Toch blijkt dit in de praktijk een uitdaging. Denk aan een kostenplaats die niet wordt vermeld op de verkoopfactuur. Of het bedrag op de verkoopfactuur klopt niet, omdat deze niet op basis van de voorwaarden in een contract of order zijn opgesteld. Denk aan het doorbelasten van een hoger aantal uren dan vooraf afgesproken is.

Dit resulteert in een groot aantal openstaande facturen en onbetaalde facturen. Medewerkers zijn onnodig veel tijd kwijt aan het contact met de klant over de verkoopfactuur om deze te corrigeren. Bovendien loop je opbrengsten mis, want hoe vaker dit voorkomt, hoe groter de kans dat je klant wegloopt en zaken met een concurrent gaat doen.

Additionele kosten worden vergeten

Soms worden additionele kosten die een organisatie voorschiet, zoals vervoer- of transactiekosten, niet gefactureerd. Het kost een organisatie te veel tijd om deze diensten op een verkoopfactuur te zetten, omdat men niet goed weet welke afspraken hierover met de klant zijn gemaakt. Of men vergeet deze kosten simpelweg te factureren. En soms worden ze wel gefactureerd, maar vergeet men om deze met een extra marge door te belasten aan de klant.

Ook al gaat het misschien maar om een half procent van de totale omzet, dan loopt een organisatie die normaal 100 miljoen euro omzet genereert toch zo’n vijf ton mis.

👉 LEES OOK Klantcase Steinweg: "Grip op geldstroom is grootste winst"

Geen elektronische facturen kunnen versturen

Het aantal organisaties dat gebruik maakt van elektronisch factureren is groeiende. Toch blijkt uit cijfers van het CBS dat de acceptatiegraad met 23% van de grote bedrijven en slechts 14% van de MKB-bedrijven nog altijd erg laag is. En dat terwijl overheidsinstanties het zelf verplicht stellen.

Wanneer je organisatie geen e-facturen kan versturen, loop je het risico dat je betalingen niet of te laat binnen komen, omdat je niet aan de contractvoorwaarden voldoet. Mogelijk zoeken klanten naar een andere leverancier die wel is aangesloten op het Peppol-netwerk. Op de lange termijn zou dit kunnen leiden tot een structureel verlies in omzet.

of

Tino Wendriks Directeur & Business Consultant