Je facturatie automatiseren binnen of buiten je ERP systeem?

Een ERP - of financieel systeem, wie heeft het niet? Het is misschien wel één van de belangrijkste systemen die een organisatie in huis heeft. Het is doorgaans ook een vrij kostbaar systeem en dat is vaak de reden dat er gekeken wordt of ook andere processen, zoals de facturatie, binnen het ERP systeem ondergebracht kunnen worden. Alles bij elkaar in één systeem waar je al voor betaald hebt en waar je bekend mee bent. Logisch toch?

Maar, zo logisch is dat niet. De facturatie onderbrengen in het ERP systeem is voor veel organisaties helemaal geen goede optie wegens de beperkte functionaliteiten. Mijn advies is dan ook om heel goed na te denken over wat je precies nodig hebt, nu én in de toekomst en een weloverwogen keuze te maken.

Een proces onderbrengen in een oplossing is geen doel op zich, je wilt daar profijt van hebben, tijd mee besparen, kosten verlagen en inzicht verkrijgen. In dit blog geef ik 8 functionaliteiten voor je facturatie waar ERP systemen vaak in tekort schieten. 

Factuurdata moet uit meerdere bronnen komen

Op een verkoopfactuur staat allerlei informatie die als bewijslast dient om de factuur te onderbouwen. Denk bijvoorbeeld aan materiaalkosten en manuren. Ingekochte materialen staan in het ene systeem, de gemaakte uren worden bijgehouden in een ander systeem. Beide moeten op de verkoopfactuur komen. 

Maak je binnen een ERP systeem verkoopfacturen aan waarvoor externe data nodig is, dan zorgt dit vaak voor een veelvoud aan integraties tussen de bronapplicatie en je ERP systeem. Daarnaast moet er ook maatwerk worden geleverd om de berekening te kunnen maken van de ERP data en de data die binnenkomt vanuit andere bronnen.

Of de debiteurenafdeling doet de facturatie handmatig, waarbij meestal een Excel template als basis wordt gebruikt. Dit voorkomt weliswaar een veelvoud aan integraties met je ERP systeem, maar het leidt tot fouten en extra handmatige handelingen. Liever wil je dat dit automatisch geïmporteerd wordt uit alle verschillende bronnen en dat dit op de juiste manier wordt samengevoegd. 

Opmaak facturen

Voor een consistente uitstraling wil je dat al je verkoopfacturen er mooi uitzien, altijd voldoen aan de huisstijl en steeds dezelfde lay-out hebben, ongeacht de bron waar de factuurdata vandaan komt. Sommige klanten stellen specifieke eisen aan de lay-out van een verkoopfactuur, daar wil je uiteraard aan voldoen. En heb je meerdere bedrijven, dan wil je dat elk bedrijf zijn eigen identiteit behoudt.

Veel variabelen die je graag ondersteund ziet, daar wil je geen handwerk meer aan hebben. Binnen ERP systemen zien wij veel beperkingen qua lay-out mogelijkheden. Vaak moet er per entiteit een aparte lay-out gemaakt worden. Dit is bewerkelijk en onderhoudsgevoelig. 

📧 TIP: Schrijf je in voor de nieuwsbrief en mis niks

Meerdere bestandsformaten ondersteunen

We zien steeds vaker dat organisaties specifieke eisen stellen aan het bestandsformaat van verkoopfacturen. Lastig, want je kunt er vanuit gaan dat het specifieke formaat waar die ene klant om vraagt niet zonder meer geschikt is voor je andere klanten. Sterker nog, die hebben weer hele andere wensen. En als de klant voldoende macht heeft, dan moet je zorgen dat jouw facturatie daaraan voldoet. Anders mag je niet meer leveren.

De meeste ERP systemen weten wel raad met papier en pdf en een variant van een e-factuur lukt vaak ook nog wel. Maar het probleem is dat de facturatie eisen rondom al die e-factuurformaten steeds veranderen en dat is lastig bij te houden voor leveranciers van ERP systemen. 

Factureren in bulk

Is het in jouw organisatie gebruikelijk (of gewenst) om op een vaste dag in de maand de facturatie te doen? Dan wil je kunnen factureren in bulk. Oftewel: met één druk op de knop alle verkoopfacturen die klaar staan in het gewenste formaat uitsturen. In een ERP systeem kan dit (meestal) niet. 

Facturen afleveren op diverse netwerken

Naast de veelheid van verschillende e-factuur formaten heb je ook te maken met een veelheid aan netwerken waarop deze verkoopfacturen aangeleverd kunnen worden.

En waar ERP systemen vaak wel koppelen met één netwerk, zoals Peppol bijvoorbeeld, kun je ook relaties hebben die andere e-facturatienetwerken gebruiken zoals Tungsten, Ariba of Coupa. Hoe ga je die bereiken? 

Internationaal factureren

Nog weer lastiger wordt het als je zaken doet buiten de landsgrenzen, zeker nu binnen Europa steeds meer e-facturen geëist worden door overheden en elk land daarin zijn eigen route kiest. Polen heeft andere wetgeving dan Italië bijvoorbeeld.

Deze snel veranderende wetgeving per land is voor leveranciers van ERP systemen lastig om bij te houden, maar het zijn wel facturatie eisen waaraan je moet voldoen om ook in de toekomst internationaal zaken te kunnen blijven doen. 

Kortom, wil je een toekomstbestendige keuze maken, dan wil je een facturatieoplossing die alle bestandsformaten ondersteunt, die je verkoopfactuur aflevert op het netwerk waar je relatie ook bij aangesloten is en voldoet aan de facturatiewetgeving van het land waar je relatie zicht bevindt. En dat zonder gedoe. 

Snelle betaling bevorderen met QR-code of iDEAL-link 

Het punt van een verkoopfactuur sturen is natuurlijk dat die betaald wordt. Bij voorkeur ook een beetje vlot. Heb je te maken met consumenten, dan is het ideaal als je een iDEAL-link of QR-code toe kan voegen aan je factuur.

Verkoopfacturen met een iDEAL-link of QR-code worden gemiddeld 9 dagen sneller betaald. Consumenten zijn de afgelopen twee jaar gewend geraakt aan QR-codes. De adoptiegraad om te betalen via de telefoon is daardoor erg hoog. 

Eén overzicht voor al je verkoopfacturen

"Oh, maar die factuur heb ik helemaal niet ontvangen!" Een dergelijke reactie heb je vast wel eens gehoord van je relatie. Binnen een ERP systeem heb je geen zicht op de afleverstatus van verkoopfacturen. Dan kan zo'n opmerking als verrassing komen.

Met een facturatie oplossing kan dat gelukkig anders. Binnen jullie eigen portal zie je de status van de verkoopfactuur, of die verzonden is of misschien wel gebounced is en de reden waarom een factuur niet is verstuurd. Tevens biedt het facturatieportal ook een status van de ontvanger of het netwerk waarop de verkoopfactuur is afgeleverd.

Zie de portal als een uitvalbak waarin verkoopfacturen blijven staan die niet zijn verzonden. Uiteraard krijg je vanuit de portal een notificatie wanneer er één of meerdere facturen niet zijn verzonden. 

Paul van der Lee      Salesmanager      pvanderlee@diesis.nl

PS Ben je benieuwd naar de ROI van automatiseren van het facturatieproces? Bereken zelf in hoeveel maanden jij dit terug kunt verdienen!