Switchen naar de cloud: de 6 meestgestelde vragen over de Unit4 Financials cloudmigratie

2024 is het jaar dat gebruikers van Unit4 Financials (by Coda) de switch kunnen maken van een on-premise oplossing naar de Unit4 cloud. Zo’n migratie brengt logischerwijs veel onduidelijkheden en vragen met zich mee. In deze blog behandelen we de 6 meestgestelde vragen over de cloudmigratie en wat dat met zich meebrengt. 

Wat zijn de voordelen van migreren naar de cloud? 

In de markt voor (financiële) software neemt het aanbod van oplossingen in een cloudomgeving op basis van een SaaS-afrekenmodel steeds meer toe. Eigenlijk is er geen leverancier meer te vinden die haar oplossingen niet in de cloud aanbiedt. Ook Diesis biedt haar producten, zoals Diesis Bank Statements, vanuit haar eigen cloud aan en dit geldt dus ook voor Unit4.  

Voor een leverancier biedt de cloud veel voordelen. Zo kan men een nieuwe release, met bijvoorbeeld nieuwe functionaliteiten of bug-fixes, snel uitrollen naar al haar klanten.

Ook voor klanten zitten er voordelen aan een softwareoplossing in de cloud: 

• U heeft geen eigen hardware en server software meer nodig. En dus hoeft u deze ook niet meer te beheren; 
• U beschikt altijd over de laatste versie van de software; 
• Cloudomgevingen zijn gecertificeerd en dus bewezen veilig; 
• U kunt afspraken maken over de beschikbaarheid van de cloudomgeving in een Service Level Agreement(SLA); 
• De software is altijd en overal bereikbaar. U hoeft niet op kantoor te zijn om bijvoorbeeld zonder VPN-verbinding bij de applicatie te kunnen; 
• Er zijn out-of-the-box integratiemogelijkheden beschikbaar, bijvoorbeeld in een marketplace. 
  
  

Waar begin ik als ik een cloudmigratie overweeg? 

Als strategisch partner van Unit4 kan Diesis ondersteuning bieden in het uitvoeren van de migratie. Als u een cloudmigratie overweegt, kunt u met ons contact opnemen. Wij zullen zorgen dat dit bekend wordt bij Unit4, zodat de zogenaamde Cloud Migration Assessment (CMA) in gang gezet kan worden. Deze CMA beoordeelt uw huidige Unit4 Financials (by Coda) omgeving en vormt voor Unit4 ook de basis voor het opstellen van een nieuwe overeenkomst met u. Wij helpen u graag met het uitvoeren van de CMA en kunnen u adviseren over de uitkomsten. De CMA vormt voor ons ook de basis voor een projectplan voor de daadwerkelijke migratie. 
 
Nadat u hebt besloten om op basis van het nieuwe contract van Unit4 de migratie in gang te zetten, maken wij met u het projectplan definitief. Hierin staan bijvoorbeeld de inhoudelijke zaken die moeten gebeuren en een planning in tijd. Het liefst betrekken we u zoveel mogelijk bij elke stap, zodat u ook daadwerkelijk inhoudelijke kennis van de oplossing kunt opdoen. Tevens bespaart u zo kosten. 
 
Het is van belang om zo vroeg mogelijk te starten met het plannen van de migratie. Enerzijds om verzekerd te zijn van een optimale inzet qua capaciteit vanuit Diesis en anderzijds omdat het van tevoren lastig is in te schatten hoelang het gehele migratietraject precies gaat duren. Tijdens de CMA kunnen wij hier een betere indicatie over geven. 

Hoe ziet het migratietraject er verder uit? 

Het project om uw Unit4 Financials (by Coda) omgeving in de Unit4 cloud te krijgen, noemen wij onboarden. Het onboarden bestaat uit de volgende stappen: 

1. Voorbereiding. Denk hierbij aan een stuk afstemming met Unit4 over de planning en het overzetten van de database naar de cloudomgeving;
   
   
2. Transformatie. Hierbij ligt de nadruk op het (eventueel) ombouwen van maatwerk en integraties. Als uw Unit4 Financials omgeving nog niet op de juiste versie draait of op een niet ondersteunde database, hebben we in deze fase werk te doen;
   
   
3. Testen. Hierbij maken we gebruik van een standaard testplan, waarbij functionaliteit, integratie en performance worden getest. Ook vindt tijdens deze fase de acceptatietest plaats;
   
   
4. Overgang. Het moment dat we uw geaccepteerde Unit4 Financials omgeving definitief in productie nemen;
   
   
5. Nazorg. Nadat we eventuele openstaande issues hebben afgrond, sluiten we het project af en evalueren we deze samen met u. Ook wordt de omgeving overgedragen aan onze service desk, zodat wij u in de toekomst ook goed kunnen blijven ondersteunen. 

Welke impact heeft de migratie op lopende bedrijfsprocessen?  

Een goede migratie heeft, als het aan ons ligt, amper impact op de ervaring van de eindgebruiker. Bij de migratie houden we dezelfde functionaliteit, maar dan in een cloudomgeving.

Na de migratie zullen de lopende bedrijfsprocessen niet veranderen, met als enige verschil dat u niet de software koopt, maar een service afneemt volgens het SaaS-model.  

Hoe zit het met de beveiliging van de gegevens tijdens en na de migratie?  

Een cloudomgeving is over het algemeen veiliger dan on-premises. Unit4 maakt gebruik van het Microsoft Azure-platform. De data van Unit4 Financials klanten staat opgeslagen in Amsterdam, met een fallback naar Dublin indien er sprake is van een calamiteit.

Zoals gezegd, is de Unit4 cloud omgeving gecertificeerd, met bijvoorbeeld de ISO 27001/27017/9001 certificaten en SOC1&2, type I en II. 

Wat doet Diesis na de migratie? 

Ook wanneer uw Unit4 Financials (by Coda) goed en wel in de cloud draait, kan Diesis u blijven ondersteunen. Zo bent u blijvend verzekerd van een optimaal functionerende cloudomgeving.  

Hoe onze rol er dan precies uitziet, is aan u. Zo kunnen wij volledige, Nederlandstalige Unit4 support bieden. U krijgt dan toegang tot onze servicedesk waar u incidenten, wijzigingsverzoeken en vragen kunt indienen of projectondersteuning kunt aanvragen. Wij kennen uw omgeving inmiddels, waardoor we u snel en efficiënt kunnen helpen.  

We kunnen bijvoorbeeld ook helpen met het functionele beheer, regelmatige controles uitvoeren om te kijken of alles goed werkt, of trainingen voor medewerkers verzorgen. Daarnaast heeft Diesis een aantal aanvullende oplossingen ontwikkeld voor Unit4 Financials by Coda, zoals Diesis Bank Statements. 

Meer weten? 

Heeft u vragen over de migratie, of heeft u behoefte aan aanvullende informatie?  

Neem dan contact op met Jeroen van der Zee, senior accountmanager bij Diesis via jvanderzee@diesis.nl of via onderstaande button: