Bedrijven laten liquiditeit liggen door inefficiënties in Order to Cash proces

Bedrijven laten soms miljoenen euro's aan liquiditeit liggen. Tussen de bestelling van een klant en het ontvangen van de betaling zit gemiddeld meer dan 7 weken tijd. De doorlooptijd van dit Order to Cash proces kan aanzienlijk verkort worden, bijvoorbeeld door vaker te factureren, e-facturatie toe te passen of andere inefficiënties te verkleinen. De potentiële verlichting op de financieringsdruk kan oplopen tot in de miljoenen. Dit blijkt uit de Order to Cash Monitor 2024 van het lectoraat Supply Chain Finance van hogeschool Windesheim en Diesis. 

Ondernemers worden vandaag de dag geconfronteerd met uitdagingen als oplopende betaaltermijnen, stijgende kosten, grondstoffenschaarste en personeelstekort. Het verbeteren van de eigen liquiditeit staat mede daardoor bij veel ondernemers hoog op de agenda. 

Doorlooptijd Order to Cash proces is 51 dagen

Uit de Order to Cash Monitor blijkt dat er gemiddeld 51 dagen zit tussen de ontvangst van de bestelling en de betaling, met nog eens 15 extra dagen als er sprake is van een dispuut. Dit betekent dat bedrijven minstens 7 weken moeten wachten op hun geld. Geld dat ze zelf waarschijnlijk hard nodig hebben om hun eigen betalingsverplichtingen te voldoen of om te investeren in het bedrijf. 

Gregory Cronie, hoofdonderzoeker van de Monitor: "De Order to Cash Monitor toont aan dat bedrijven door het optimaliseren van hun Order to Cash proces sneller over hun liquide middelen kunnen beschikken, waardoor ze minder afhankelijk zijn van externe financiering."

De impact van e-facturatie

Uit het onderzoek wordt duidelijk dat er genoeg kansen liggen om de doorlooptijd van het O2C-proces te verkorten. Zo werkt 70% van de bedrijven nog met foutgevoelige pdf-facturen. Cronie: "E-facturatie kan een groot verschil maken. Het duurt nu gemiddeld 8,6 dagen voordat een factuur verstuurd is, met e-facturatie kan dit binnen één dag."

E-facturatie versnelt niet alleen de verzending van de factuur, maar verkort ook de goedkeuringstermijn bij de afnemer en vermindert de kans op disputen. Ook dit kan weer een aanzienlijke impact hebben op de doorlooptijd en daarmee liquiditeit. Over het algemeen stellen klanten de betaling van de factuur namelijk uit totdat het dispuut is opgelost, wat gemiddeld 15 dagen kost. 

Christiaan de Goeij, senior onderzoeker bij Supply Chain Finance: “Eén voorbeeld van een dispuut is een fout in de prijsstelling. Systemen kunnen complexe afspraken vaak niet goed verwerken. Wat je dan ziet, is dat personeel er omheen gaat werken. Als dit over meerdere lagen gaat, ontstaat er ergens in dit proces een dispuut."

Factureren per order

Ook kunnen bedrijven vaker factureren, komt uit de Monitor naar voren. De meerderheid van de organisaties kiest er namelijk voor om 1x per week of zelfs 1x per maand al hun facturen tegelijkertijd de deur uit te doen. Dat terwijl een bedrijf gemiddeld 15 dagen aan liquiditiet verliest bij maandelijks factureren. 

Bedrijven die per order factureren, hebben een aanzienlijk kortere doorlooptijd, wat directe voordelen oplevert. De Goeij: “Als je je geld eerder binnen hebt, kun je dat investeren waar het nodig is, bijvoorbeeld voor dringende reparaties”.

Het Order to Cash proces als geheel

Een goed overzicht van het Order to Cash proces komt de liquiditeit ten goede, iets wat in de praktijk maar weinig gebeurt. De meeste bedrijven kijken alleen naar de deelprocessen op zich, terwijl maar 7% van de bedrijven het gehele Order to Cash proces monitort. Er is bij veel bedrijven dan ook vaak niemand die het volledige proces overziet.

Dat is een probleem volgens Cronie: “De verantwoordelijkheid voor het eerste deel van het proces ligt vaak bij de sales afdeling, het nakomen van de afspraken bij de operatie, de facturatie ligt bij de administratie en de betaling hiervan bij finance. En al die afdelingen hebben hun eigen belangen. Iemand van de sales afdeling zegt bijvoorbeeld gemakkelijk toe dat een afnemer later mag betalen, terwijl de financiële collega nergens vanaf weet. Die balans is lastig.”

Het voordeel van een korte doorlooptijd

Het verkorten van de doorlooptijd van het Order to Cash proces heeft direct impact op de liquiditeit van een bedrijf. Cronie geeft een voorbeeld: “Stel je voor dat een bedrijf met een omzet van 50 miljoen euro de doorlooptijd van 51 naar 41 dagen verkort. Dit levert bijna 1,4 miljoen euro extra aan liquiditeit op. Dat betekent minder afhankelijkheid van banken, maar ook ruimte voor investeringen op de lange termijn.”

Door het Order to Cash proces van a tot z te optimaliseren en automatiseren, kunnen bedrijven hun liquiditeit dus versterken. "Met als resultaat een sterkere concurrentiepositie, meer liquiditeit, kostenreductie en een betere klantrelatie," besluit De Goeij.

Meer weten?