Debiteurenrisico verlagen: zo voorkom je late betalingen

Wellicht is het je niet ontgaan dat bedrijven steeds later zijn met het betalen van facturen. Wanneer klanten hun betalingen uitstellen of zelfs helemaal niet betalen, kan dit ernstige gevolgen hebben voor je cashflow. Gelukkig zijn er verschillende strategieën die je kunt toepassen om het debiteurenrisico te verlagen en late betalingen te voorkomen. Hieronder delen we acht concrete tips, geïnspireerd door best practices uit de praktijk.  

1. Schat het debiteurenrisico vooraf in met betrouwbare kredietinformatie

Voorafgaand aan een nieuwe zakelijke relatie is het van belang om te weten wat voor vlees je in de kuip hebt. Hoe is het met de financiële situatie van de nieuwe klant gesteld? Zijn ze betrouwbaar of staan ze als laatbetalers te boeken? Belangrijke vragen die een goede inschatting kunnen geven van hoe groot het risico op late betalingen is. 

Door kredietinformatie en gegevens over het betaalgedrag van nieuwe klanten te bestuderen, kun je potentiële wanbetalers tijdig indentificeren en aangepaste betalingsvoorwaarden stellen. Als je bijvoorbeeld merkt dat een potentiële klant in het verleden betalingsproblemen heeft gehad, kun je ervoor kiezen om een kleinere kredietlimiet toe te kennen of een aanbetaling te vragen.

2. Stel heldere en bindende betalingsvoorwaarden op

Een van de belangrijkste stappen om late betalingen te voorkomen, is het opstellen van duidelijke betalingsvoorwaarden. Zorg ervoor dat deze voorwaarden helder gecommuniceerd worden naar je klant, zodat er geen ruimte is voor misverstanden. Duidelijke afspraken over betalingstermijnen en eventuele boetes bij late betaling zijn hierbij cruciaal.

Door deze afspraken duidelijk te communiceren, weet de klant wat er van hem/haar wordt verwacht en wat de consequenties zijn van het niet nakomen van de afspraken. Dit helpt om de kans op wanbetaling te verminderen.

3. Zorg voor snelle en accurate facturatie

Snelle en accurate facturatie kan bijdragen aan een betere cashflow en kan de kans op wanbetaling verkleinen. Zorg ervoor dat de facturen op tijd en op de juiste manier worden verstuurd. Maak bijvoorbeeld gebruik van elektronische facturatie om het proces te versnellen en te vereenvoudigen.

Ook de kwaliteit van de facturatie is belangrijk. Zorg ervoor dat de facturen duidelijk en overzichtelijk zijn en dat ze geen fouten bevatten. Een foutieve factuur kan namelijk leiden tot een dispuut en uitstel van betaling. Uit onderzoek door Hogeschool Windesheim en Diesis blijkt dat het oplossen van een dispuut gemiddeld 15 dagen duurt. En al die tijd wacht de klant met het uitvoeren van de betaling... Kortom; voorkomen is beter dan genezen. 

4. Personaliseer het debiteurenbeheer

Persoonlijk contact is een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer. Geen one size fits all, maar een gepersonaliseerde benadering die het mogelijk maakt om een optimale communicatiestroom in te richten die van inhoud tot aan taalgebruik precies aansluit bij de debiteur in kwestie. Maar ook: wanneer verstuur je de factuur? Hoelang na het verlopen van de betalingstermijn stuur je een betalingsherinnering? Via welke methoden bied je een betaalverzoek aan? En wanneer wordt er een incasso verstuurd bij het uitblijven van betaling?

De creditmanagement software van Diesis geeft je bijvoorbeeld de mogelijkheid om communicatie te personaliseren op gebied van volgorde, inhoud, opbouw en taalgebruik. Een belangrijk onderdeel van debiteurenbeheer, want een klant die  steevast de betalingstermijn overschrijdt wordt natuurlijk anders aangesproken dan een debiteur die sporadisch een factuur te laat betaalt.  

"Een klant die steevast de betalingstermijn overschrijdt spreek je anders aan dan een debiteur die sporadisch te laat betaalt"

5. Bied verschillende betaalmethoden aan

Een andere manier om het risico op wanbetaling te minimaliseren, is door verschillende betaalmethoden aan te bieden. Hierdoor kan de klant zelf kiezen welke methode het beste bij hem/haar past en is de kans groter dat de klant op tijd betaalt.

Het is belangrijk om te zorgen dat de aangeboden betaalmethoden veilig en betrouwbaar zijn. Dit kan bijvoorbeeld door samen te werken met gerenommeerde betaalproviders of een softwaretool te gebruiken die deze mogelijkheid biedt.

6. Bouw een solide klantrelatie op

Ook een goede relatie met je klanten kan bijdragen aan tijdige betalingen. Klanten die zich gewaardeerd voelen, zullen eerder geneigd zijn om hun rekeningen op tijd te betalen.

Houd regelmatig contact met je klanten, luister naar hun feedback en wees bereid om met hen mee te denken. Dit kan ervoor zorgen dat zij ook in moeilijke tijden hun betalingen op tijd voldoen.

7. Herken en voorkom wanbetalingen door voortdurende monitoring

Het is belangrijk om niet alleen bij nieuwe klanten alert te zijn, maar ook bestaande klanten te blijven monitoren. Klanten kunnen te maken krijgen met veranderende omstandigheden, zoals financiële moeilijkheden, die hun betalingsgedrag beïnvloeden. Door continu kredietinformatie en betaalgedrag te monitoren, kun je tijdig maatregelen nemen om late betalingen te voorkomen.

Met de creditmanagement softare van Diesis heb je in een handomdraai toegang tot essentiële informatie op debiteurenniveau, zoals het openstaande saldo, eventuele betalingsachterstanden en openstaande posten.

Daarnaast kun je eenvoudig nuttige gegevens in de vorm van overzichtelijke rapportages en analyses delen met andere afdelingen binnen de organisatie. Door continu de bestaande gegevens te monitoren, kun je op tijd en actief werken aan het voorkomen en oplossen van late betalingen.  

Cashflow op peil houden met Order to Cash

Met deze tips kun je het debiteurenrisico effectief verlagen en late betalingen voorkomen. Het is een combinatie van proactieve maatregelen, continue monitoring en een klantgerichte aanpak die je helpt om de cashflow van je bedrijf te beschermen.

Wist je dat er nog meer knoppen in het Order to Cash proces zijn waar je aan kunt draaien om je cashflow te verbeteren? Je leest er alles over in onze gratis whitepaper Cashflow verbeteren met Order to Cash: alles wat je moet weten >>

Open de whitepaper