Grip op de cashflow: profiteer jij al van de voordelen?

De cashflow van een bedrijf verbeteren: hoe pak je dat het beste aan? Hoe krijg je grip op cashflow? Een vraag die menig financieel eindverantwoordelijke zichzelf regelmatig stelt. En dat is maar goed ook, want zonder een gezonde kasstroom is het moeilijk voor een bedrijf om een bepaalde mate van financiële gezondheid te bewaken. Het voldoende kunnen monitoren van de cashflowpositie is voor ieder bedrijf dan ook van groot belang, des te meer in uitdagende economische tijden. Voor financieel eindverantwoordelijken zal de focus voornamelijk liggen op voldoende grip krijgen en houden op de uitgaande geldstroom, maar net zo belangrijk is grip krijgen op de inkomende geldstroom. Dat gaat direct gepaard met een efficiënt facturatieproces en debiteurenbeheer. Maar waar valt of staat goed debiteurenbeheer mee? En hoe kan een facturatieproces optimaal ingericht worden? Je leest het in deze blog! 

Goede cashflow: (on)zin? 

Cashflow verwijst naar de stroom van gelden in en uit een bedrijf gedurende een bepaalde periode. We hebben het dan over liquide middelen. Een positieve cashflow betekent dat er meer geld binnenkomt dan eruit gaat, terwijl een negatieve cashflow wijst op een tekort.

Cashflow is van cruciaal belang omdat het de financiële gezondheid en stabiliteit van een bedrijf weerspiegelt. Zo kan een bedrijf bijvoorbeeld de dagelijkse operationele kosten dekken, schulden aflossen, investeren en een buffer behouden voor eventuele financiële tegenslagen. Bovendien trekt een positieve cashflow potentiële investeerders aan en ondersteunt het de groei en weerbaarheid van een bedrijf. Cashflow is cruciaal voor het beoordelen van de financiële gezondheid en het succes op lange termijn van een bedrijf.

Verbeterd facturatieproces betaalt zich snel terug 

Dat het optimaliseren van het verkoopproces de prioriteit is, staat buiten kijf. Het volgen van de bezoekers van je website, het benaderen van geïnteresseerden in je diensten en producten, het plannen van verkoopgesprekken, het uitbrengen van een offerte en het getekend krijgen van een verkooporder: er komt bijna eindeloos veel kijken bij een aankoop vanuit een klant. Daar is dan ook geen ontkomen aan, want zonder deze handelingen is er al helemaal geen sprake van facturering.

Een van de meest directe voordelen van procesoptimalisatie is snellere facturatie. Met automatisering kunnen facturen direct worden gegenereerd zodra een transactie is voltooid of een dienst is geleverd. Hierdoor wordt de tijd tussen het verlenen van de dienst en het verzenden van de factuur geminimaliseerd, waardoor je sneller betaald kunt worden.

Bovendien vermindert automatisering menselijke fouten bij het opstellen van facturen. Dit resulteert in nauwkeurige facturen en minder kans op disputen, wat leidt tot een soepeler betalingsproces. Niet alleen prettig voor de klant, maar ook belangrijk voor het gebruiksgemak waardoor een klant eerder geneigd is op tijd te betalen. 

Op de lange termijn zijn er echter belangrijke aspecten van debiteurenbeheer die van vitaal belang zijn om je financiële positie gezond te houden. Worden goedgekeurde verkooporders snel omgezet in facturen? Zijn alle benodigde gegevens beschikbaar? Wat is de tijdspanne tussen de levering van jullie dienst of product en het verzenden van de factuur? Is deze periode zo kort mogelijk om snelle betaling te garanderen? Hoe kun je ervoor zorgen dat er geen vertraging optreedt bij het factureren van alle geleverde diensten en producten? 

Als financieel verantwoordelijke is het de uitdaging om ervoor te zorgen dat de geleverde diensten of producten ook daadwerkelijk worden betaald. Een efficiënt en goed geautomatiseerd facturatie- en kredietbeheersysteem maakt daarbij al het verschil. Een dergelijk systeem automatiseert het hele proces volledig, waardoor er geen handmatig werk meer blijft liggen.

Het tijdig en efficiënt versturen en opvolgen van facturen verloopt nou eenmaal het beste als je dit proces zoveel mogelijk geautomatiseerd laat verlopen. Zo houden medewerkers op de debiteurenafdeling meer tijd over voor het uitvoeren van analyses, het rapporteren op regelmatige basis en het onderhouden van klantcontacten. Elke vorm van besparing op tijd als het gaat om repetitieve, administratieve taken levert winst op op het gebied van andere taken die normaliter door tijdsdruk blijven liggen. 

Geautomatiseerde facturatie; te mooi om waar te zijn? 

Klinkt natuurlijk ideaal, zo’n volledig geautomatiseerd proces. Maar hoe ziet dat er precies uit, en uit welke onderdelen bestaat zo’n proces? 

Laten we vooropstellen dat de kern van zo’n proces draait om het volledig automatiseren van de factuurstroom. Denk aan het verzamelen van de factuurgegevens, maar ook het versturen van de factuur zelf en de verwerking ervan in het boekhoudsysteem. Op die manier kun je in één oogopslag zien waar facturen zich in het proces bevinden.

Daarnaast draagt de overzichtelijkheid bij aan het op tijd kunnen ingrijpen als er iets misgaat. Bij een klein klantenbestand is debiteurenbeheer nog te overzien. Maar vanaf bepaalde aantallen debiteuren is het al gauw een helse klus om handmatig herinneringen en aanmaningen te versturen. Een geautomatiseerd proces voor debiteurenbeheer verschaft relevante informatie over achterstallige betalingen, maar ook analyses en rapporten zijn er relatief eenvoudig mee op te halen. Een paar klikken op de knop, en je weet exact wat de stand van zaken is als het gaat om het totaalplaatje. 

LEESTIP: Liquiditeitspositie verbeteren met efficiënt debiteurenbeheer: zó doe je dat!

De vraag rijst wellicht: is zo’n geautomatiseerd proces daadwerkelijk zo geschikt? Of is het te mooi om waar te zijn? Dat nieuwe processen al gauw verwarrend kunnen lijken, begrijpen we als geen ander. Toch valt dat in de realiteit ontzettend mee als het gaat om een geautomatiseerd facturatieproces. Sterker nog: het is een investering die zichzelf snel terugverdient, omdat het een bewezen succesvolle manier is om grip te krijgen op de cashflow van een bedrijf. Het automatiseren van je factureringsproces bespaart kosten, alleen al door het besparen op arbeidsuren en absurde hoeveelheden papierwerk. 

Wil je weten hoe je jouw cashflow management kunt verbeteren, en op welke manier jij het beste overzicht kunt houden op de geldstromen binnen jouw bedrijf? Of ben je benieuwd hoe software jouw processen kan ondersteunen? Neem dan contact op met collega Paul van der Lee, en verken samen de mogelijkheden.