Automatisch factureren

Veel bedrijven hebben te maken met grote hoeveelheden facturen. Het handmatig versturen van die facturen kost een hoop tijd en geld. Gelukkig kan automatisering uitkomst bieden bij het verzenden van zowel eenmalige als periodieke facturen.

Wat is automatisch factureren?

Automatisch factureren is een efficiënte en gestroomlijnde methode om facturen op te stellen, te versturen en te verwerken met weinig tot geen handmatige handelingen.

In essentie maakt deze technologie gebruik van gespecialiseerde software en digitale systemen om repetitieve taken in het factureringsproces te automatiseren. Het omvat het genereren van facturen op basis van transactiegegevens, het plannen van verzending naar klanten en het bijhouden van betalingen. Automatisch factureren biedt talloze voordelen voor bedrijven, waaronder tijdsbesparing, vermindering van fouten, verbeterde cashflow en een hogere mate van klanttevredenheid.

Hoe werkt automatisch factureren?

Automatisch factureren is gebaseerd op het gebruik van geavanceerde software en digitale systemen om het factureringsproces te stroomlijnen. Het begint meestal met het vastleggen van transactiegegevens, zoals verkopen, diensten of productleveringen. Deze gegevens worden vervolgens in het automatische facturatiesysteem ingevoerd. De software genereert automatisch facturen op basis van deze gegevens en past de tarieven en belastingen toe volgens de geldende regels.

Nadat de factuur is opgesteld, kan deze elektronisch worden verzonden naar de klant, vaak per e-mail of via een online portaal. Klanten kunnen de factuur bekijken en betalen via verschillende betaalmethoden. Het automatische facturatiesysteem houdt de betalingstermijnen en de betalingsstatus bij en genereert herinneringen of aanmaningen indien nodig. Deze aanpak vermindert aanzienlijk de noodzaak van handmatige gegevensinvoer en tijdrovende administratieve taken, wat resulteert in efficiëntere en nauwkeurigere factureringsprocessen voor bedrijven.

Soorten automatische facturering

Er zijn verschillende soorten automatische facturering die bedrijven kunnen inzetten om aan hun specifieke behoeften te voldoen. Welke soort automatische facturering het meest geschikt is, hangt af van specifieke factoren.

Eén veelvoorkomende aanpak is periodieke facturering, waarbij klanten op vaste tijdsintervallen, bijvoorbeeld maandelijks of jaarlijks, automatisch worden gefactureerd voor abonnementsdiensten of lidmaatschappen. Abonnementsfacturering is een ander type automatische facturering, waarbij klanten alleen worden gefactureerd wanneer ze gebruikmaken van specifieke producten of diensten. Ten slotte is er ook eenmalige facturering, waarbij klanten slechts één keer worden gefactureerd voor een afzonderlijke transactie. Welke soort automatische facturering het meest geschikt is, hangt af van specifieke factoren. Denk dan aan het type bedrijf of de kernactiviteit rondom het product of de dienst. Met deze opties in automatische facturering bestaat er voldoende flexibiliteit voor bedrijven om hun factureringsproces op maat te maken en de klanttevredenheid te maximaliseren.

Data, security en wetgeving

Veiligheid en gegevensbescherming vormen essentiële aspecten van automatisch factureren. Bedrijven die deze systemen implementeren, moeten ervoor zorgen dat de financiële gegevens van henzelf en hun klanten veilig zijn. Denk hierbij aan maatregelen zoals versleuteling van gegevens tijdens de overdracht en opslag, strenge toegangscontroles om ongeoorloofde toegang te voorkomen, en regelmatige beveiligingsaudits en updates. Daarnaast moeten ze voldoen aan de geldende wet- en regelgeving met betrekking tot gegevensbescherming, zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in de Europese Unie. Klanten moeten erop kunnen vertrouwen dat hun persoonlijke en financiële gegevens veilig worden behandeld, wat op z’n beurt bijdraagt aan een positieve relatie tussen bedrijven en hun klanten. Het beschermen van de veiligheid en gegevensbescherming is dan ook een prioriteit voor elke onderneming die automatisch factureren inzet.

Ook wet- en regelgeving spelen een cruciale rol in automatisch factureren. Het is van essentieel belang dat bedrijven zich bewust zijn van de wettelijke vereisten en voorschriften met betrekking tot facturering in hun regio of sector. Deze voorschriften kunnen variëren en hebben betrekking op zaken als: belastingtarieven, factureringsinformatie die op een factuur moet worden vermeld, de bewaartermijn van facturen en de naleving van boekhoudkundige normen. Het niet voldoen aan wettelijke vereisten kan leiden tot boetes en juridische complicaties. Bedrijven moeten om die reden ervoor zorgen dat hun automatische factureringssystemen voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving en up-to-date blijven met eventuele wijzigingen in de voorschriften.

Automatisering van workflows

Is het niet de vertraging rondom het opstellen van een factuur, dan is het wel de workflow erna die ervoor zorgt dat er onnodig veel tijd verloren gaat bij het gehele factureringsproces. Veel bedrijven die projectmatig werken kiezen voor het handmatig schrijven van uren of materialen, waarna een factuur moet worden geaccordeerd voordat deze wordt verstuurd. Dat hoeft in de regel geen probleem te vormen, maar de realiteit leert dat facturen ongewenst vaak blijven hangen bij de verantwoordelijke in kwestie.

Doorgaans is het een beperkt aantal werknemers dat mandaat krijgt voor het goedkeuren van facturen, en als juist die werknemers niet in de gelegenheid zijn om snel te handelen, is het onvermijdelijk dat het factureringsproces vertraging oploopt. Vervelend voor je reputatie, vervelend voor de andere partij en vervelend voor de verantwoordelijke werknemers die hun waardevolle tijd ook in andere zaken zouden kunnen steken.

Door de goedkeuringsworkflow te automatiseren bespaar je zowel werknemers als partnerbedrijven een hoop tijd en frustratie. Geschreven uren of gefactureerde materialen hoeven niet langer handmatig goedgekeurd te worden, maar worden eenvoudig ondergebracht in een geautomatiseerde workflow.

Voordelen van automatisch factureren

Het automatisch factureren biedt veel voordelen die bedrijven kunnen helpen om efficiënter te werk te gaan en hun financiële processen te optimaliseren.

Een van de belangrijkste voordelen is de flinke tijdsbesparing die gepaard gaat met het elimineren van handmatige factureringsprocessen.

Dit stelt medewerkers in staat om zich te richten op waardevollere taken, zoals klantenservice en bedrijfsgroei.

Daarnaast minimaliseert automatisch factureren menselijke fouten, wat resulteert in nauwkeurige en consistente facturen. Het verbetert ook het cashflowbeheer door facturen tijdig te versturen en bij te houden wanneer betalingen worden ontvangen. Klanten profiteren eveneens doordat ze sneller en efficiënter toegang hebben tot hun facturen en betalingen kunnen doen. Hoe makkelijker een klant kan betalen, hoe sneller de factuur doorgaans betaald wordt. Deze voordelen, samen met een hogere mate van klanttevredenheid, maken automatisch factureren tot een essentieel element voor bedrijven. 

Lees meer over facturatie:

Over Diesis

Ontdek hoe de facturatiesoftware van Diesis jou kan helpen om klanten sneller hun facturen te laten betalen. Onze experts laten je alle ins en outs zien.

Ook vertellen ze je graag meer over de mogelijkheden om facturatiesoftware te combineren met onze credit management software en oplossingen voor geautomatiseerd debiteurenbeheer. 

Van gedachten wisselen over automatisch factureren?

  of blijf per e-mail op de hoogte