Drie redenen waarom automatisch factureren altijd loont

De naderende recessie leidt ertoe dat organisaties minder investeren in digitalisering, blijkt uit onderzoek van Financieringsplatform October. Organisaties zijn huiverig om geld uit te geven nu marges kleiner worden.

Met alle onzekerheden waar we wereldwijd mee te maken hebben en personeelstekort in alle branches, kan het een veilige keuze lijken om de hand op de knip te houden. Een keuze die op korte termijn een positief effect heeft op de omzet. Maar als financieel professional heb je ook de verantwoordelijkheid om vooruit te kijken en toekomstbestendige keuzes te maken. Finance professionals met hun blik op de toekomst weten dat investeren op de lange termijn loont en wie dat niet doet, komt al snel op achterstand te staan ten opzichte van de concurrent.

Investeren in automatisch factureren is een voorbeeld van zo'n toekomstbestendige keuze. Het automatiseren van je verkoopfacturatie kan jouw organisatie een aantal belangrijke voordelen opleveren, zoals: 

1. Sneller betaald worden
2. Klanttevredenheid verhogen
3. Lagere administratieve kosten

Dit zijn slechts enkele van de belangrijkste redenen waarom automatisch factureren zakelijk gezien onmisbaar is. Laten we nader bekijken waarom dat goede redenen zijn.

1. Sneller betaald worden

Door je verkoopfacturatie te automatiseren, kan je de tijd die nodig is voor het verwerken en verzenden van facturen verminderen. Hierdoor komen waardevolle middelen vrij die je elders kunt inzetten. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie en productiviteit in je organisatie, maar verbetert ook de liquiditeit. Onderzoek toont aan dat klanten gemiddeld tien dagen sneller betalen wanneer zij een elektronische factuur ontvangen.

2. Klanttevredenheid verhogen

Het automatiseren van de verkoopfacturering stroomlijnt en vereenvoudigt het hele factureringsproces, van het genereren en beheren van klantorders tot het verwerken van betalingen en het bijhouden van vervaldata. Dit vermindert fouten en minimaliseert handmatige processen. Koppel je het ordersysteem met je geautomatiseerde facturatieoplossing, dan worden facturen gevoed met informatie uit orders die al goedgekeurd zijn door de klant. Dit heeft als positief bijeffect dat je minder dispuut hebt met klanten over eventueel 'niet kloppende facturen' en dat komt de klanttevredenheid zeker ten goede!

LEESTIP: Factureren is mensenwerk. Of toch niet?

3. Lagere administratieve kosten

Door de facturering te automatiseren, verlaag je ook nog eens de administratieve kosten. Het invoeren en verwerken van gegevens hoeft immers niet meer handmatig te gebeuren.

Denk bijvoorbeeld aan alle controles die gedaan worden op contracten of orders om een factuur correct op te stellen, een tijdrovende en foutgevoelige taak. Zeker met een complex facturatieproces en meerdere systemen waar informatie uit moet komen, is de kans groot dat er fouten gemaakt worden.

Verstuur je een factuur die niet klopt, dan stelt de klant de betaling vaak uit totdat het probleem is opgelost. De kans bestaat dat je nog een creditnota moet versturen en weer een nieuwe, gecorrigeerde factuur. Meer werk, waar je helemaal niet op zit te wachten en al die tijd wordt er ook niet betaald.

Hoe meer stappen binnen dit proces geautomatiseerd zijn, hoe minder kosten een organisatie maakt.

De belangrijkste takeaways

Geautomatiseerde verkoopfacturering is dus een waardevolle en toekomstbestendige keuze. De belangrijkste takeaways nog even op een rij:

1. Automatisch factureren kan organisaties een aantal voordelen opleveren, waaronder kortere doorlooptijden, gestroomlijnde processen en lagere administratieve kosten.
2. Het automatiseren van je verkoopfacturatie vermindert de tijd die nodig is voor het verwerken en verzenden van facturen, waardoor waardevolle middelen vrijkomen die elders kunnen worden ingezet. Dit verhoogt niet alleen de efficiëntie en productiviteit in jouw organisatie, maar verbetert ook de liquiditeit.
3. Door verkoopfacturatie te automatiseren stroomlijn je processen en worden facturen gevoed met informatie die al goedgekeurd is door de klant. Dit verhoogt de klanttevredenheid.
4. Naast het verkorten van doorlooptijden door het automatiseren van uw facturering, kunt je ook de administratieve kosten verlagen door de noodzaak van handmatige gegevensinvoer en -verwerking weg te nemen. Zeker in het geval van complexe facturatie geen overbodige luxe.

Met het huidige economische klimaat en de voortdurende onzekerheid is het nu tijd om te investeren in het succes van jouw organisatie op lange termijn. Het automatiseren van verkoopfacturen helpt je de concurrentie voor te blijven en zorgt ervoor dat jouw organisatie is uitgerust om te gedijen in deze snel veranderende maatschappij.

Ben je benieuwd hoe je jouw facturatieproces kunt automatiseren?

  of lees de whitepaper 'Slim factureren en incasseren: automatiseer uw Order to Cash-proces'