Debiteurenadministratie: het belang van goede, afdelingsoverstijgende KPI’s

Elk bedrijf heeft zijn eigen manier om succes te meten, maar hoe effectief zijn die KPI’s eigenlijk? Op het gebied van debiteurenadministratie en accounts receivable (AR) blijkt namelijk uit onderzoek dat maar weinig bedrijven de volledige doorlooptijd van hun Order to Cash (O2C) proces in de gaten houden. Nog minder bedrijven monitoren de ontwikkeling van hun werkkapitaal. Daardoor rijst de vraag of bedrijven wel het juiste meten.

Het monitoren van het werkkapitaal en het Order to Cash (O2C) proces, wat start op het moment dat een klant een bestelling plaatst en eindigt als de betaling is ontvangen, is essentieel voor bedrijven om een duidelijk beeld te krijgen van hun actuele financiële situatie. Bovendien biedt dit waardevolle stuurinformatie over wat goed gaat en waar verbeteringen nodig zijn.

Welke KPI’s hanteren bedrijven?

Vrijwel ieder bedrijf houdt minstens één KPI in de gaten die te maken heeft met het O2C-proces of het werkkapitaal. Maar uit de Order to Cash Monitor 2024 van het lectoraat Supply Chain Finance van Hogeschool Windesheim en Diesis blijkt dat er aanzienlijke verschillen zijn in wélke KPI’s de bedrijven precies monitoren.

De resultaten laten zien dat slechts 7,5% van de bedrijven de doorlooptijd van het volledige Order to Cash proces in de gaten houdt. Dat terwijl de doorlooptijden van de verschillende deelprocessen wel vaker gemonitord worden. Zo houdt 18,9% van de bedrijven de doorlooptijd van het facturatieproces bij, 17,3% de doorlooptijd van de levering, en 27,2% de doorlooptijd van de orderverwerking.

Daarnaast meet 12,99% de betaaltermijn, 4,7% het aantal disputen, en 5,1% de oorzaak van disputen.

Met andere woorden: er wordt vooral gekeken naar één of meerdere deelprocessen, maar slechts een klein deel van de bedrijven heeft ook zicht op het grotere geheel.

Gevolgen van versplinterde KPI’s

Deze versplinterde benadering van KPI’s kan aanzienlijke gevolgen hebben voor de efficiëntie en financiële gezondheid van een bedrijf. Wanneer bedrijven zich voornamelijk richten op de doorlooptijden van afzonderlijke deelprocessen, missen ze vaak het bredere perspectief van het gehele Order to Cash (O2C) proces. Dit kan leiden tot inefficiënties en een gebrek aan samenhang tussen de verschillende stappen in het proces.

Een van de grootste risico’s van deze gefragmenteerde aanpak is dat bedrijven mogelijk niet in staat zijn om snel en effectief in te spelen op knelpunten die leiden tot vertraagde betalingen. Wanneer je slechts één van de deelprocessen monitort, dan kan het zijn dat vertragingen in andere delen van het proces onopgemerkt blijven.

Stel dat je alleen de doorlooptijd van de facturatie meet, terwijl de grootste inefficiëntie zich eigenlijk bevindt in het debiteurenbeheer of het verwerken van betalingen. Dan heeft dat wel een negatieve impact op de cashflow, maar weet je niet waar het daadwerkelijke probleem zich bevindt. 

Daarnaast kan de focus op operationele efficiëntie en productiviteit ertoe leiden dat bedrijven uit het oog verliezen hoe deze inspanningen bijdragen aan de uiteindelijke financiële resultaten. Het is belangrijk om niet alleen te kijken naar hoe snel een factuur wordt verstuurd, maar ook naar hoe snel de betaling wordt ontvangen en hoe dit bijdraagt aan de algehele financiële gezondheid van het bedrijf.

Praktische tips

Voor bedrijven die hun KPI-strategieën willen verbeteren, zijn hier enkele praktische tips:

1. Implementeer holistische KPI’s: Zorg ervoor dat je niet alleen de doorlooptijden van deelprocessen monitort, maar ook de doorlooptijd van het gehele O2C proces en de ontwikkeling van het werkkapitaal.
   
   
2. Gebruik technologie: Maak gebruik van geavanceerde software en tools om KPI’s te monitoren en analyseren. Dit kan helpen om real-time inzicht te krijgen en snel in te spelen op veranderingen.
   
   
3. Betrek alle afdelingen: Zorg ervoor dat alle relevante afdelingen betrokken zijn bij het monitoren en verbeteren van KPI’s. Dit bevordert samenwerking en zorgt voor een geïntegreerde aanpak.
   
   
4. Regelmatige evaluatie: Evalueer regelmatig de effectiviteit van je KPI’s en pas ze aan waar nodig om ervoor te zorgen dat ze blijven bijdragen aan de financiële gezondheid van het bedrijf.
   
   

Meer weten?