Compliance in het Order to Cash Proces: uitdagingen en oplossingen

Het Order to Cash (O2C) proces is cruciaal voor de cashflow en de financiële gezondheid van een bedrijf. Het zorgvuldig volgen van regels en voorschriften, oftewel compliance, is hierin onmisbaar. Zo voorkom je immers boetes, juridische problemen en reputatieschade. Maar hoe navigeer je door de complexiteit van deze regels? Deze blog verkent de rol van compliance in het O2C-proces en bekijkt hoe automatisering soelaas kan bieden.  

Het Order to Cash proces omvat meerdere stappen: vanaf het moment dat een klant een bestelling plaatst tot het moment dat de betaling volledig is ontvangen en verwerkt.

Dit proces omvat niet alleen de verkooptransactie zelf, maar bijvoorbeeld ook zaken als order management, kredietbeheer, debiteurenbeheer, facturatie, incasso en reconciliatie. Elke stap in dit proces heeft zijn eigen regels en richtlijnen waaraan bedrijven zich moeten houden.  

Het belang van compliance 

Maar voordat we daar dieper induiken, eerst even wat meer over de betekenis en het belang van compliance. Compliance betekent simpelweg dat een bedrijf zich houdt aan de wetten, regelgevingen, normen en ethische praktijken. Dit is enorm breed en omvat alles van belastingwetgeving tot arbeidsrecht en milieuvoorschriften.

Compliance voorkomt juridische problemen; het helpt bedrijven om hoge boetes, sancties en juridische geschillen te vermijden.  

Compliance is ook belangrijk voor de bescherming van de reputatie van een bedrijf. In een tijdperk waarin informatie snel verspreidt, kan een enkele misstap in compliance de merkintegriteit ernstig schaden en het vertrouwen van klanten, investeerders en partners ondermijnen. 

Verder speelt compliance een sleutelrol in het verbeteren van de efficiëntie. Door bedrijfsprocessen te stroomlijnen en risico's te minimaliseren, kunnen compliance-programma's aanzienlijke kostenbesparingen en verbeterde prestaties realiseren.  

De rol van compliance in het Order to Cash proces 

Compliance speelt een belangrijke rol in het Order to Cash proces. Bij elke stap, van het opmaken en versturen van de factuur tot aan de betalingsincasso, is het belangrijk om de regels te volgen. We nemen een paar voorbeelden onder de loep.  

Internationale wetgeving op gebied van e-facturatie 

Steeds vaker worden zakelijke documenten zoals facturen en orderbevestigingen - al dan niet verplicht - elektronisch uitgewisseld. Met deze verschuiving naar digitalisering komt een groeiende complexiteit van wet- en regelgeving, die bovendien sterk per land kan verschillen.  

Neem bijvoorbeeld Italië, waar het zogenaamde 'clearance' model voor facturen wordt gehanteerd. In het land van de pizza en pasta is e-facturatie verplicht en moeten e-facturen eerst ter controle langs de overheid voordat ze naar de klant gestuurd mogen worden. Voor een Nederlands bedrijf dat zakendoet in Italië, betekent dit dat de facturen moeten voldoen aan zowel de Nederlandse als Italiaanse regels. 

Voor bedrijven die in meerdere landen actief zijn, is het lastig om deze uiteenlopende regelgeving bij te houden. Dit zal in de toekomst alleen maar complexer worden, aangezien steeds meer landen concrete plannen hebben om hun wetgeving op dit gebied aan te scherpen. Het is daardoor voor bedrijven essentieel om proactief te zijn in het beheren van hun e-facturatieprocessen. 

Privacy en persoonsgegevens 

Tijdens het Order to Cash proces worden veel persoonlijke en privacygevoelige informatie van klanten verwerkt, vooral tijdens fasen zoals ordermanagement en kredietcontroles. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt strenge eisen voor de verwerking en bescherming van dit soort informatie binnen de Europese Unie.  

Bedrijven moeten ervoor zorgen dat zij aan deze richtlijnen voldoen door passende maatregelen te nemen voor gegevensbescherming, zoals het verkrijgen van toestemming voor gegevensverwerking en het waarborgen van de veiligheid van opgeslagen gegevens.  

Internationale belastingwetten 

Het naleven van internationale belastingwetten is nog een manier waarop compliance een rol speelt in het Order to Cash proces. Verschillende producten en diensten zijn onderhevig aan uiteenlopende btw-tarieven, die bovendien variëren per regio of land. 

Het correct toepassen van deze tarieven tijdens het facturatieproces is een must voor bedrijven om aan internationale belastingwetten te voldoen.  

Automatisering als antwoord 

De regels rondom het versturen van facturen en het beheren van persoonsgegevens zijn slechts een paar voorbeelden van hoe compliance een rol speelt in het Order to Cash proces.

Het kan voor bedrijven lastig en ingewikkeld zijn om een weg te vinden door alle verschillende wetten en regels rondom het O2C-proces. Welke wetten en regels gelden er voor mij? Wat betekent dit voor mijn bedrijfsvoering? En hoe kan ik compliant zijn, zonder dat dit in de weg staat van bijvoorbeeld efficiëntie en klantvriendelijkheid?

Dit wordt allemaal nog eens een stuk complexer als een bedrijf internationaal opereert en dus onderhevig is aan de verschillende wetgevingen van allerlei landen.  

Automatisering van het Order to Cash proces kan bedrijven helpen met hun compliance-uitdagingen. Zo kan facturatiesoftware automatisch de juiste btw-tarieven toepassen en zorgen dat facturen voldoen aan de eisen van elk land waarin je zaken doet.  

Dit minimaliseert niet alleen het risico op (menselijke) fouten maar verbetert ook de efficiëntie door processen te stroomlijnen en kostbare tijd te besparen. Bovendien bieden gecertificeerde oplossingen een veilige opslag en verwerking van gegevens, terwijl ze tegelijkertijd zorgen voor de flexibiliteit en schaalbaarheid die nodig zijn om aan de nieuwste privacyregelgeving te voldoen. 

Compliance makkelijk maken 

Compliance in het O2C-proces hoeft geen hoofdpijn te zijn. Met de juiste kennis en tools kan je bedrijf niet alleen voldoen aan de noodzakelijke regelgeving, maar ook efficiënter en veiliger opereren. Benieuwd hoe automatisering van het O2C-proces jouw organisatie kan ondersteunen? Neem dan contact met ons op. We denken graag met je mee! 

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.