Facturatie Software

Automatiseer je uitgaande facturatie. Geïntegreerd met Unit4.

Waarom je uitgaande facturatie automatiseren?

Het op orde hebben van je facturatie zou een vanzelfsprekendheid moeten zijn voor elke organisatie. Je financiële situatie en dus de gezondheid van je organisatie is immers afhankelijk van een goed en efficient ingericht facturatieproces.

Toch zien we dat organisaties vaak nog achter de feiten aanlopen en veel tijd, geld en energie kwijt zijn aan het opmaken en (tijdig) versturen van hun verkoopfacturen.

Zo lukt het veel organisaties niet om op een efficiënte wijze hun verkoopfacturen te versturen. Denk bijvoorbeeld aan het kunnen versturen van Peppol facturen in een UBL 2.0 formaat, het kunnen versturen van verkoopfacturen via een netwerk als Tungsten, Ariba, Basware of Tradeshift, maar bijvoorbeeld ook het kunnen voldoen aan eisen vanuit buitenlandse klanten of vestigingen.

Het automatiseren van dit proces lost bovenstaande problemen voor je op. Meer weten over het automatiseren van je facturatie? Download onze brochure.

Uitgaande facturatieproces automatiseren

E-facturen versturen

Steeds meer landen gaan over op een verplichting om e-facturen te versturen richting de overheid. In Italië is dit bijvoorbeeld al een verplichting en ook Frankrijk en Polen volgen snel.

ERP- of boekhoudsystemen bieden meestal geen standaard ondersteuning voor het versturen van e-facturen. Daarbij komt dat het voor hen lastig is om alle veranderingen in de API’s van de (buitenlandse) facturatie netwerken bij te benen. Als er dan ook nog wensen zijn op het gebied van factuurverrijking, een workflow-toepassing, betaallinks op facturen vermelden etc., dan ontstaat er toch echt behoefte aan een aanvullende e-facturatie-oplossing die dit standaard ondersteunt.

Complexe facturatieprocessen

Een tweede probleem dat wij vaak bij grotere organisaties met omvangrijkere financiële processen tegenkomen, is dat de order to cash processen zeer complex zijn.

Denk hierbij aan het verwerken van grote volumes aan orders en/of verkoopfacturen, het toepassen van ingewikkelde en uitgebreide calculatiemethodes, meerdere administraties, verschillende talen, valuta en een veelheid aan karakters of wanneer er business logica toegepast moet worden om bijvoorbeeld een btw-tarief of een prijs te bepalen.

Bij een van onze klanten hebben wij een oplossing geïmplementeerd waarbij de prijs bepaald wordt op basis van de volgende 5 factoren: artikel, kortingsgroepen, abonnementsvormen, afnemer en soort factuur (goederen of diensten). Als je dan bedenkt dat het gaat om het versturen van tienduizenden of zelfs honderdduizenden verkoopfacturen op jaarbasis, dan kan het niet anders meer dan dat het facturatieproces efficiënt en geautomatiseerd moet zijn ingericht.

De praktijk leert twee zaken:

Bestaande ERP- en boekhoudpakketten ondersteunen het facturatieproces niet voldoende.
Er is bij organisaties behoefte aan één geïntegreerde softwareoplossing om bovengenoemde problemen aan te pakken.

Facturatiesoftware

De facturatiesoftware van Diesis is dé oplossing voor het automatiseren van je verkoopfacturen. Onze software biedt een passende oplossing voor zowel de meer standaard als de erg complexe facturatieprocessen.

Als specialist op het gebied van Unit4 Financials, hebben we natuurlijk rijke ervaring met het koppelen met dit systeem. Diesis Billing is echter systeem-onafhankelijk en kan dus op ieder financieel of ERP-systeem aangesloten worden.

De facturatiesoftware van Diesis onderscheidt zich in twee belangrijke opzichten:

Het kunnen voldoen aan de eisen van zowel de grotere organisatie met complexere en meerdere facturatieprocessen als aan middelgrote organisaties die moeten kunnen voldoen aan de wensen en eisen van hun klanten rondom factuurformaten en netwerken.
Moderne software die eenvoudig kan communiceren met zowel aanleverende als ontvangende systemen middels API’s, waarbij verkoopfacturen in ieder gewenst formaat verstuurd kunnen worden naar de klant.

Met onze facturatie software kun je eenvoudig al je verkoopfacturen converteren, controleren en versturen.

Facturatie software-Diesis-1

Overzichtelijk en gebruiksvriendelijk

Diesis Billing zorgt voor het verzenden van al je uitgaande verkoopfacturen op een vooraf vastgestelde wijze per debiteur en voordat je de verkoopfactuur boekt in het financiële pakket. Het versturen van de verkoopfactuur kan bijvoorbeeld via post of e-mail, maar ook via diverse elektronische facturatie netwerken. Denk aan Peppol en Tungsten, maar ook aan bijvoorbeeld Ariba, Coupa, Basware Network en Tradeshift.

Onze software ondersteunt de volgende stappen binnen het facturatieproces:

Ontvangen van factuurgegevens
De eerste stap is het ontvangen van de gegevens die nodig zijn voor op de verkoopfactuur. Dit kunnen de volledige factuurgegevens zijn of de ordergegevens die nog getransformeerd dienen te worden naar de uiteindelijk factuurgegevens. De bron is vaak een order- of ERP systeem waarmee wij via API kunnen communiceren.
Transformeren van factuurgegevens
Het kan zijn dat de ontvangen gegevens nog getransformeerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het verrijken van de gegevens middels business logica, om zo de uiteindelijke verkoopfactuur te kunnen opmaken. Of het omzetten van de verkoopfactuur naar een ander bestandsformaat (bijvoorbeeld PDF of UBL).
Verrijken van factuurgegevens
Het kan zijn dat na het ontvangen en transformeren van de gegevens de verkoopfactuur nog niet voldoende informatie bevat. Een voorbeeld hiervan is het kunnen toevoegen van een bijlage of detailinformatie over een product of dienst die vanuit een andere bron aangeleverd wordt.
Goedkeuren van de verkoopfactuur
Uiteindelijk is de verkoopfactuur correct opgesteld en klaar voor verzending. Voordat hij verstuurd kan worden, moet hij echter nog goedgekeurd worden. Vaak is dit een iets eenvoudigere workflow dat bij inkomende facturen.
Verzenden van de verkoopfactuur
Na goedkeuring kan de verkoopfactuur verzonden worden. Dit gebeurt vaak nog middels een e-mail die vanuit het systeem verstuurd wordt en waar de verkoopfactuur als bijlage aan toegevoegd wordt. Het is echter ook mogelijk om de verkoopfacturen via een facturatienetwerk te versturen, zoals bijvoorbeeld Peppol of Tungsten. Verzenden houdt uiteindelijk ook in, zeker als de bron een ordersysteem is, dat de verkoopfactuur verwerkt wordt in de financiële administratie. Daarnaast vinden organisaties het vaak prettig als de verkoopfactuur gearchiveerd wordt in een document management systeem zoals bijvoorbeeld Sharepoint. Zo is de verkoopfactuur altijd weer op te vragen, ook vanuit het financiële systeem.

Facturatie software voor MKB en Grootbedrijf

Facturatie-Facturenlijst

Facturatie-Factuurafbeelding

Facturatie-Approve

Facturatiesoftware voor MKB en Grootbedrijf

Diesis Billing is zowel geschikt voor grote organisaties met de meer complexe facturatieprocessen, als voor MKB-organisaties die moeten voldoen aan de wensen en eisen van klanten rondom factuurformaten en netwerken.

Diesis Billing is state of the art software, eenvoudig te benaderen en gebouwd met een moderne interactielaag. De facturatiesoftware is uit te breiden met uitgebreide mogelijkheden rondom debiteurenbeheer en kredietmanagement (ophalen kredietinformatie en risicobeheer).

Omdat de facturatiesoftware geheel naar eigen wens en afgestemd op jouw bedrijfsprocessen ingericht en geconfigureerd kan worden, zijn de mogelijkheden eindeloos. Het is daarmee een zeer geschikte oplossing voor organisaties met ingewikkelde financiële processen waar een standaardoplossing niet voldoet.

Wil je meer informatie over onze facturatie software? Neem dan gerust contact met ons op.

Uniforme en correcte opmaak

Het uniform en snel kunnen omzetten van je aangeleverde gegevens naar een kloppende verkoopfactuur die verrijkt kan worden met de informatie waar de klant behoefte aan heeft.

Elk gewenst formaat en verzendingsmethode

Diesis Billing verzorgt de opmaak en het uiteindelijke verzending van de verkoopfactuur. U kunt zelf bepalen in welk bestandsformaat (pdf, xml, ubl, etc.) en via welke verzendingsmethode (post, e-mail, facturatienetwerk).

Snellere betaling van je facturen

Door het stroomlijnen en automatiseren van het facturatieproces komen de verkoopfacturen sneller bij de klant, bevatten ze meer informatie en worden er minder fouten gemaakt. Wat uiteindelijk zal leiden tot een snellere betaling.

Overige voordelen

ERP-onafhankelijk
De oplossing is applicatie of ERP-onafhankelijk en kan geïntegreerd worden met bestaande applicaties. Voor het omzetten van de uitgaande facturen naar een ander bestandsformaat wordt gebruik gemaakt van de factuurgegevens die jouw applicatie aanlevert. Meerdere bronnen kunnen ontsloten worden om zo te komen tot een centrale verwerking van de verkoopfacturen.

Er is een standaard koppeling met SharePoint maar ook een koppeling met andere Document Management systemen zijn in overleg mogelijk.
Uniforme lay-out voor al je verkoopfacturen, ongeacht de bron
De gegenereerde verkoopfacturen krijgen, indien gewenst, allemaal dezelfde lay-out. Ongeacht het systeem waar de data uit verkregen wordt.
Snel betalen met iDEAL of QR
Aanvullend is het mogelijk om digitale verkoopfacturen te voorzien van een iDEAL link. Dit maakt het voor de ontvanger eenvoudig om de verkoopfactuur snel te betalen. En voor particulieren en consumenten is het mogelijk om de papieren verkoopfacturen te voorzien van een QR-code. Door het scannen van de QR-code met een mobiele telefoon kan de verkoopfactuur direct vanuit de mobiele bankomgeving worden voldaan. Zo staan verkoopfacturen minder lang open.
Geautomatiseerd facturen boeken
Op basis van de factuurinformatie in jouw applicatie zorgt de facturatie software voor het opstellen van de verkoopfactuur in de gewenste lay-out om deze tenslotte te verzenden. Na het versturen van de verkoopfactuur kan de facturatie software ook de boeking van de verkoopfactuur in jouw financiële applicatie verzorgen.
Vooraf valideren of automatisch versturen
De facturatie software biedt de mogelijkheid om de verkoopfactuur, voordat deze wordt verstuurd, te valideren in plaatst van direct automatisch te versturen.
Verkoopfactuur en bijlagen gebundeld tot één document
De facturatie software bundelt de verkoopfactuur en de bijlage tot één document en levert deze af via het Peppol netwerk of via de mail.
Peppol ondersteuning
De facturatie software biedt automatisch toegang tot het Peppol netwerk via het Easy Exchange Acces point. Andere Access points zijn in overleg ook mogelijk.
Status elektronische verkoopfactuur volgen
Het is mogelijk om de status van je elektronusche verkoopfactuur te volgen. Bijvoorbeeld de afleverstatus en of er geklikt is op de betaallink. Maar je kunt ook zien wanneer de verkoopfactuur bounced en dus niet afgeleverd kan worden.
Multi-company ondersteuning
Binnen de facturatie software is het mogelijk om voor meerdere bedrijven verschillende verkoopfacturen qua lay-out te maken. Zoals bijvoorbeeld een afwijkend logo, afwijkende adresgegevens, lay-out, Peppol registratie, etc. Elke bedrijf behoudt zo zijn eigen identiteit.

Unit4

Diesis

Ondersteuning