Case study Gemeente Assen

De gemeente Assen stuurt jaarlijks circa 23.000 facturen naar o.a. inwoners, bedrijven en organisaties die afnemer zijn van de gemeente. Denk aan afvalverwerkers of bedrijven die locaties huren van de gemeente. Maar ook burgers ontvangen als afnemer een factuur. Tot voor kort werden deze facturen, via een printservicebureau, per post verstuurd.

Het versturen van papieren facturen past natuurlijk niet bij de voorbeeldfunctie die de overheid heeft op het gebied van duurzaam en milieubewust ondernemen. Hoog tijd dus voor verandering.

De overstap op digitaal factureren

De wens van de gemeente om het facturatieproces onder de loep te nemen en te verduurzamen valt samen met verplichting voor alle Nederlandse overheden, overheidsorganisaties en overige aanbestedende diensten om e-facturen van hun leveranciers te kunnen ontvangen en te kunnen verwerken. Om het facturatieproces verder te optimaliseren wil de gemeente gebruik gaan maken van Peppol, het netwerk voor gestandaardiseerd elektronisch berichtenverkeer binnen de Europese Unie.

In haar zoektocht naar een geschikte oplossing voor het overstappen van papieren facturatie naar elektronische facturatie werd dan ook binnen de bestaande financiële oplossing Unit4 Financials gezocht naar een mogelijkheid om dit te kunnen realiseren. Daaruit bleek het wel mogelijk te zijn om een factuur als pdf te genereren en te versturen, maar (nog) niet als Peppol e-factuur. Ook heeft de gemeente de wens de verwerking van de inkoopfacturen verder te optimaliseren door de e-facturen van leveranciers geautomatiseerd te kunnen verwerken in hun facturen workflow systeem Corsa (BCT).

Daarom is de gemeente op zoek gegaan naar een partij met goede kennis van Unit4 Financials om te laten onderzoeken wat met Unit4 Financials de mogelijkheden zijn voor het kunnen genereren én versturen van e-facturen. “Vanwege hun jarenlange kennis en expertise op het vlak van Unit4 Financials zijn wij bij Diesis uitgekomen.” vertelt Nico Kop, Applicatiebeheerder bij de Gemeente Assen.

Klaar voor de toekomst met 4Exchange Sending

Met de consultants van Diesis is gekeken naar de wensen van de gemeente en de benodigde functionaliteit binnen Unit4 Financials. De oplossing werd uiteindelijk buiten Unit4 Financials gevonden, namelijk in 4Exchange Sending (voorheen DSP). Met 4Exchange Sending wordt niet alleen voldaan aan de bestaande wens om de uitgaande facturenstroom te digitaliseren, maar hiermee is de gemeente ook direct klaar voor de volgende stappen binnen hun plan voor verdere digitalisering.

“Wij hebben het digitaliseringsproject bewust in drie fasen geknipt.” aldus Jan de Graaf, Concern administrateur bij de gemeente Assen. “Ook om het behapbaar te houden voor de interne organisatie en in de pas te kunnen blijven lopen met andere essentiële updates en upgrades. Fase 1 bestaat uit het zorgen voor de mogelijkheid om per mail facturen als pdf + xml te kunnen versturen. Deze fase is half oktober 2021 in productie gegaan en wordt door afnemers positief ontvangen. Fase 2 bestaat uit het mogelijk maken om verkoopfacturen via Peppol te kunnen versturen. Na afronding van fase 3 is de gemeente Assen ook in staat om inkoopfacturen via Peppol te kunnen ontvangen.”

4Exchange Sending maakt het voor de gemeente mogelijk om op eenvoudige wijze verkoopfacturen te genereren, controleren en te versturen. En aanvullend is het ook mogelijk om meerdere bijlagen aan de factuur toe te kunnen voegen en deze te bundelen tot één bestand. Iets wat binnen het huidige financiële pakket van de gemeente niet mogelijk is en wel een duidelijke wens is. “Het mooie is dat de uitwisseling van documenten zich niet alleen beperkt tot facturen maar dat er ook andere documenten zoals herinneringen en aanmaningen via de portal verzonden kunnen worden.”

Hoe is het project en samenwerking met Diesis verlopen

“Het project is ontstaan vanuit de wens van de gemeente om digitale facturen te kunnen versturen én ontvangen en zo het proces te verduurzamen en verder te optimaliseren. Terugkijkend op het traject is het intensief geweest. Het heeft de nodige tijd en energie gekost om het goed in te richten. Dat kwam onder andere door onze wensen om zaken op maat in te richten, zodat deze beter waren afgestemd op de huidige werkwijze van de gemeente. Zo heeft Diesis een factuur lay-out gemaakt op basis van onze bestaande lay-out. Ook hadden we de wens om met ‘jaarperiode’ een nieuw veld toe te voegen aan de oplossing. Standaard wordt ‘factuurdatum’ aangehouden voor facturatie. Het veld voor ‘jaarperiode’ is van belang bij bedragen zoals de huur voor onze locaties die vooruit gefactureerd worden. Door toevoeging van dit veld kunnen deze facturen nu ook direct in het juiste jaar en/of periode worden geboekt.” licht Jan toe.

“Het is mooi om te zien op hoe oplossingsgericht de consultants van Diesis te werk gaan.” aldus Nico. “Zo stuitten wij bijvoorbeeld op het probleem dat wij geen bestanden groter dan 25 MB konden aanleveren bij ons printservicebureau voor het printen en verzenden per post van de facturen aan afnemers die nog geen digitale factuur willen ontvangen. Hiervoor is uiteindelijk in de software maatwerk ingebouwd dat ervoor zorgt dat de bestanden niet meer dan 150 facturen bevatten en zo onder de 25MB per bestand blijven. Dat is een slimme vondst van Diesis.” aldus Nico. “Door de korte lijnen en het frequente overleg was het prettig samenwerken met Diesis. De consultants weten waar zij het over hebben. Zij kennen onze financiële software maar ook de processen die via de software lopen.” vult Jan aan.

Klaar voor de toekomst

Met 4Exchange Sending is de gemeente in staat om de uitgaande factuurstroom digitaal te laten verlopen, door facturen te kunnen genereren, controleren en te versturen. De verdere verwerking van de facturen vindt plaats in Unit4 Financials. Al met al heeft dit geresulteerd in een meer duurzame manier van factureren, passend bij het huidige digitale tijdperk. Daar komt bij dat het gehele proces door de digitalisering beter gestroomlijnd verloopt. Niet alleen voor de gemeente, maar ook voor haar afnemers. Door de nieuwe digitale manier van het aanleveren van facturen zijn afnemers minder tijd kwijt aan tijdrovende handmatige handelingen die nodig waren om de papieren facturen te verwerken.

In het vervolgtraject op deze eerste fase zal ook de aansluiting op het Peppol netwerk via het gecertificeerde Acces Point van 4Exchange meegenomen worden. Daarmee is de gemeente straks in staat om verkoop/inkoop facturen via Peppol te kunnen versturen en ontvangen.

Tips voor organisaties die willen gaan optimaliseren

“Het optimaliseren van de in- en uitgaande facturenstroom is een must voor elke organisatie. Weet vooraf goed wat je wilt automatiseren en welke voorwaarden je daaraan stelt. Breng wensen en vereisten goed in kaart. Zorg dat het behapbaar is en dat de je de juiste mensen met essentiële kennis verzamelt die van belang zijn voor de goede uitvoer van een dergelijk traject.” besluit Jan.