Verdwijnt boekhoudkennis door automatisering?

Door de eeuwen heen hielden handelaren al een boekhouding bij. Dit deden zij om overzicht te krijgen van de inkomsten en uitgaven van de onderneming. Met als belangrijkste doel om zo te komen tot een goed inzicht in de winst of het verlies van de onderneming.

Uit nog steeds gangbare termen zoals boekhouding, grootboek, dagboek en kasboek, kun je opmaken dat voor het boekhouden ook echte boeken werden gebruikt.

En dat is opmerkelijk, want in de loop der jaren hebben de fysieke boeken door diverse automatiseringslagen plaatsgemaakt voor digitale bestanden. Is met het verdwijnen van het gebruik van echte boeken ook de kennis van boekhouden aan het vervagen? Kun je tegenwoordig wel zonder?

Waarom is boekhouden zo belangrijk?

Hoofddoel van het voeren van een boekhouding was van oorsprong om inzicht te krijgen in hoe het financieel met de onderneming ging. Tegenwoordig is het ook een harde eis van de overheid om een formele boekhouding te voeren.

Het belang van het voeren van een boekhouding is dus niet meer alleen om inzicht te krijgen in het resultaat van de organisatie, maar ook om aan de wettelijke eis te kunnen voldoen.

De eerste automatiseringsslag

Met de opkomst van automatisering is ook de boekhouding stap voor stap verder geautomatiseerd. Boekhouding op papier en in boeken heeft plaats gemaakt voor boekhouding met behulp van financiële software, zoals Unit4 Financials. En vandaag de dag is het gebruik van financiële software niet meer weg te denken.

In de eerste versies van financiële software werd nog op een vergelijkbare manier gewerkt als op papier. Maar financiële software is steeds verder doorontwikkeld, waardoor nu steeds meer handelingen automatisch worden uitgevoerd.

Vaak is het nu al voldoende om voor bijvoorbeeld een inkoopboeking minimale gegevens in te voeren zoals Crediteur, Kostensoort en Bedrag. Op de achtergrond vindt daarna een veel uitgebreidere boeking plaats. Vaak weet diegene die de gegevens invoert niet eens (meer) hoe de boeking daadwerkelijk in elkaar steekt.

Oorspronkelijke boekhouder nu overbodig?

Maakt deze verdere (door)ontwikkeling van financiële software de rol van de boekhouder en administratief medewerker overbodig? Facturen komen immers digitaal binnen, worden automatisch uitgelezen en gecodeerd en ook inkoopboekingen kunnen zonder menselijke tussenkomst uitgevoerd worden. De vraag is of deze ontwikkeling niet een groot risico is, want vervaagt door verdere automatisering niet de (oorspronkelijke) boekhoudkennis?

Feit is dat functies in de loop van jaren sowieso aan verandering onderhevig zijn geweest. Zo heeft de oorspronkelijke boekhouder die vroeger nog zelf een boeking deed, meer en meer een controlerende rol gekregen. Is het in deze rol dan nog wel noodzakelijk om over bijvoorbeeld de kennis van een specifieke journaalpost te beschikken?

Naar mijn mening wel. Wanneer er namelijk bij een controle fouten worden geconstateerd, is het belangrijk dat de oorzaak daarvan gevonden kan worden. Dat kan alleen met kennis van boekhouden en begrip van wat er op de achtergrond in financiële software gebeurt.

Boekhoudkennis nog steeds van belang

Automatisering van boekhouding met programma's als Unit4 Financials is een mooie ontwikkeling. Het levert een besparing op in tijd en geld. En de kans op het fouten wordt aanzienlijk teruggedrongen. Belangrijk is wel dat diegene die met de boekhouding werken, ook kennis houden van het ‘oorspronkelijke’ ambacht. Organisaties moeten hierop alert zijn.

Het up-to-date houden van boekhoudkennis is niet alleen voor de boekhouder van groot belang. Dit geldt zeker ook voor consultants en/of ontwikkelaars van financiële software. Om te kunnen blijven meedenken in het optimaliseren van financiële processen. En om de wensen op dat vlak binnen organisaties te kunnen door vertalen naar een geautomatiseerde oplossing. Daarvoor is kennis van het oorspronkelijke boekhouden noodzakelijk. Wij kunnen niet zonder!

Menno Rouffaer
Projectmanager