Gemeente maakt rekenfout in spreadsheet en komt 40 miljoen extra tekort: hoe kon dit gebeuren?

Bij de meerjarenbegroting voor de gemeente Utrecht heeft een ambtenaar een grove rekenfout gemaakt, meldt RTV Utrecht. Hij had de inkomsten van het Rijk wel elk jaar verhoogd met de inflatie, maar was vergeten om dit ook voor de uitgaven te doen. Het resultaat? Een éxtra tekort van 40 miljoen euro, boven op het bestaande begrotingsgat van reeds tientallen miljoenen.

Volgens de berichtgeving van RTV Utrecht werkte de betreffende ambtenaar in een Excel-sheet, waarbij niemand zijn berekeningen controleerde. De rekenfout werd daardoor veel te laat ontdekt.

Kostbare rekenfouten

Fouten maken is nu eenmaal menselijk. Dus dat dit soort belangrijke begrotingen goed gecontroleerd zouden moeten worden, staat natuurlijk als een paal boven water. Maar deze situatie bewijst ook maar weer dat spreadsheets, waarvoor Excel veruit de meestgebruikte tool is, niet geschikt zijn voor dit soort complexe en cruciale financiële processen.

Deze ambtenaar is absoluut niet de eerste die een fout maakt in een spreadsheet. Bijna 90% van de spreadsheets bevat menselijke fouten, blijkt uit onderzoek door onder meer Forbes. En dat kan desastreuze gevolgen hebben.

Zo verloor een Noors vermogensfonds begin dit jaar ongeveer 92 miljoen dollar door een foutieve berekening in de index waartegen het fonds werd gemeten. Of denk aan de regering in het Verenigd Koninkrijk, die door een kostbare fout in Excel tijdens een aanbestedingstraject een tienjarig contract moest intrekken. Niet alleen moest het contract opnieuw aanbesteed worden, ook moest de regering de vier inschrijvers miljoenen terugbetalen. Naar schatting kostte dit de Britse betastingbetalers zo’n 300 miljoen pond.

De nadelen van spreadsheets voor financiële planning en analyse

Spreadsheets lijken misschien handig voor complexe financiële processen, zoals het beheren van meerjarenbegrotingen, maar dit kan misleidend zijn. 

Handmatige invoer van gegevens

Zo vereisen spreadsheets veel handmatige invoer van gegevens. De financieel medewerker die verantwoordelijk is voor het document moet data uit allerlei verschillende bronnen halen en is afhankelijk van de input van verschillende belanghebbenden, zoals budgethouders. De financial moet een aanzienlijk aantal spreadsheets verzamelen, deze vervolgens consolideren tot één enkele versie en gelijktijdig zorgen dat de gegevens kloppen.

Dit verhoogt de kans op fouten. Zo vertelde Louis de Koning, partner bij Improven en docent aan Nyenrode Business Universiteit, onlangs in een webinar: “Er sluipen eenvoudig fouten in een spreadsheet. Ik heb weleens meegemaakt dat er allerlei mooie modellen werden gebouwd voor een bedrijfsovername. Toen bleek achteraf dat daar een fout in gemaakt was, waardoor de overnameprijs verkeerd was bepaald. Dat geeft onnodige stress.”

📺KIJKTIP Webinar: Wat zijn de grote uitdagingen van een CFO en hoe kan FP&A daarbij helpen?

Daarnaast is het ook hartstikke tijdrovend. Onderzoek van CFO.com toont aan dat financiële medewerkers maar liefst 75% van hun tijd besteden aan het verzamelen en beheren van gegevens, met slechts nog 25% van hun tijd beschikbaar voor waardevolle analyse. Hoe handig zou het zijn als de informatiesystemen ondersteunen bij het opstellen van begrotingen, met ervaringen uit het verleden, gebaseerd op actuals en trendanalyses?

What if-scenario’s vereisen handmatige aanpassingen

In het geval van (meerjaren-)begrotingen is het bovendien wenselijk om te kunnen werken met verschillende what if-scenario’s. Wat als de inflatie volgend jaar geen 4% maar 3% is, bijvoorbeeld. Het wijzigen van een percentage met één cijfer betekent vaak dat je meerdere spreadsheets handmatig opnieuw moet bijwerken. In sommige gevallen kan dit oplopen tot tientallen of zelfs honderden spreadsheets. Vervolgens moet je voor elk scenario weer een andere versie opslaan.

Het gevaar is dat je zo’n handmatige aanpassing vergeet, bijvoorbeeld die voor de verwachte uitgaven van de organisatie, en dat het complete scenario niet meer klopt. Als dit niet op tijd ontdekt wordt, kan het zomaar gebeuren dat er op basis van jouw foutieve analyse en stuurinformatie verkeerde strategische beslissingen worden gemaakt.

Realtime samenwerking is beperkt

De eindeloze lijst van bestandsversies zoals "V1, V3, VFinal.xls" illustreert een belangrijk probleem met spreadsheets: ze zijn oorspronkelijk ontworpen voor individueel gebruik, niet voor teams. De beperkte mogelijkheden voor realtime samenwerking leiden onder meer tot aanzienlijke uitdagingen op het gebied van versiebeheer. Hierdoor ontstaat er snel verwarring over de herkomst van gegevens, welke afdeling of teamlid verantwoordelijk is voor bepaalde informatie, en zelfs over de juistheid van de gegevens.

Ook kunnen de uitdagingen op het gebied van toegangsbeheer, het bijhouden van wijzigingen en audits leiden tot een moeizaam correctieproces of zelfs het introduceren van nieuwe fouten. Met meerdere redacteuren die toegang hebben tot hetzelfde bestand, ontstaan er problemen met overschrijvingen en onnauwkeurigheden. Er wordt immers geen audit trail vastgelegd, waarbij het eenvoudig terug te vinden is wie wat heeft aangepast in het document.

Andere nadelen van spreadsheets

Naast de bovengenoemde nadelen van spreadsheets voor financiële planning en begrotingen, spelen ook deze uitdagingen mee:

• Slechte beveiliging met kans op ongeautoriseerde toegang tot gevoelige data
• Er vindt vaak geen adequate validatie of controle plaats
• Spreadsheet-applicaties zoals Excel zijn niet gemaakt voor het verwerken van grote hoeveelheden data en kan traag worden of zelfs vastlopen
• Spreadsheets zijn geen databases
• Spreadsheets zijn niet ontwikkeld voor rapportages
• Beperkt support

Specifieke software voor financiële planning

Kortom, het is verstandig om Excel te vervangen door een speciale oplossing voor financiële planning en budgettering, zoals Financial Planning & Analysis (FP&A) software. Zo zegt Louis de Koning: “Spreadsheets zijn een goed startpunt voor kleine bedrijven die wat eenvoudige dingetjes op een rij willen zetten. Maar op een gegeven moment wil je professionaliseren en bijvoorbeeld meer scenario's kunnen doorrekenen.

“En dan is het grote verschil tussen echte FP&A-software en spreadsheets dat het model op basis van gedegen softwareontwikkeling tot stand komt. Je ontwikkelt eerst een design, vervolgens ga je dat inrichten en uitgebreid testen voordat je het live brengt. Op het moment dat je het model gaat gebruiken, weet je ook zeker dat het doet wat het moet doen. En dat er geen onbetrouwbare niet-geteste onderdelen in zitten.”

📖LEES OOK: Unit4 Financial Planning & Analysis versus Excel: wat zijn de voordelen?

Daarnaast kent software voor financiële planning en analyse nog meer voordelen ten opzichte van spreadsheets, zoals:

Eén bron met de waarheid (single source of truth)

FP&A-tools integreren naadloos met alle relevante informatiebronnen binnen de organisatie, zoals ERP-systemen, HR-systemen en voorraadbeheersystemen. Zo ontstaat een geïntegreerde single source of truth: één locatie waar alle kloppende gegevens samenkomen, zonder dat een werknemer handmatig al die gegevens hoeft te verzamelen.

What if-scenario’s automatisch doorberekenen

Met Financial Planning and Analysis software kunnen organisaties verschillende what if-scenario’s volledig en geautoriseerd doorberekenen. Wat betekent dit scenario niet alleen voor de verwachte inkomsten en uitgaven, maar bijvoorbeeld ook voor de productie en personeelsplanning?

Dankzij goed geteste formules worden aanpassingen in scenario’s automatisch op álle goede plekken doorberekend en kan het dus niet meer gebeuren dat iemand vergeet om een verhoogde inflatie ook bij de uitgaven door te voeren.

Transparanter financieel proces

Tevens maakt FP&A-software het financiële proces transparanter, doordat er audit trails worden vastgelegd. Het is te allen tijde duidelijk waar de gegevens vandaan komen en wie welke wijzigingen heeft doorgevoerd. Zo kan er nooit verwarring of onduidelijkheid over bestaan.

Bovendien hoeven er geen verschillende versies meer lokaal opgeslagen te worden. Iedereen kan realtime in hetzelfde systeem werken en verschillende uitwerkingen van scenario’s kunnen naast elkaar centraal opgeslagen worden en worden vergeleken.

Vervang Excel met FP&A-software

De fout van 40 miljoen euro in Utrecht laat een duidelijke boodschap achter: traditionele spreadsheet-tools zoals Excel, hoe vertrouwd ook, voldoen niet meer aan de eisen van moderne financiële planning en analyse. Het is tijd voor een verschuiving naar geïntegreerde, foutbestendige FP&A-software die zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in financiële gegevens.

Wil je meer weten over de mogelijkheden van Financial Planning and Analysis (FP&A) software?

of lees onze brochure

Anoek
van der Riet

Contentspecialist

Anoek schrijft dagelijks over purchase to pay, order to cash en Robotic Process Automation. Ze duikt graag in onderwerpen als e-facturatie, werkkapitaal en hyperautomation.