Overtollige data in Unit4 Financials, weg ermee?

Wanneer een applicatie veelvuldig gebruikt wordt en een centrale plek inneemt binnen een organisatie, wordt er ook het nodige aan data opgeslagen. Dat zal u niet verbazen. Honderdmiljoenen records die opgeslagen zijn in de database, records met een oorsprong soms in het verre verleden. Wat moet je ermee, sterker nog wat dóe je ermee? De noodzaak tot opruimen heeft zich nog niet aangediend wellicht.

Bij overheidsorganisaties is die noodzaak er wel. Simpelweg omdat de Archiefwet voorschrijft dat overheidsorganisaties financiële gegevens na zeven jaar moeten vernietigen. Maar waar begin je en hoe kan dit het beste aangepakt worden? Is het een kwestie van Ctrl-A en delete? In dit artikel  vertel ik u graag hoe wij dit opschoningsproject zijn aangevlogen. En hoe wij ook uw organisatie hierbij zouden kunnen helpen.

Wetgeving voor overheidsorganen

Enkele maanden geleden kregen wij een aanvraag van een overheidsorganisatie om te helpen bij het vernietigen van de financiële administratie ouder dan zeven jaar. Dit omdat in de selectielijst van de Raad van State is vastgelegd dat administraties zoals bank(rekening)gegevens, crediteuren-en debiteurenadministratie, personele vergoedingen, salarisadministratie, facturen, doorbelastingen enzovoort zeven jaar na afhandelen vernietigd moeten te worden.

Maar ook de documenten die betrekking hebben op het inkopen van goederen en diensten moeten na 7 jaar verwijderd worden. Denk hierbij aan offertes, contracten en prestatieverklaringen. Voor niet gegunde offertes is deze termijn zelfs op 2 jaar gesteld.

Deze verplichting van het verwijderen gegevens ouder dan zeven jaar geldt overigens alleen voor overheidsorganisaties. Commerciële organisatie hebben vanuit de Belastingdienst een bewaarplicht van zeven jaar. Maar na deze periode kan de data naar eigen keuze gearchiveerd of vernietigd worden.

In de praktijk zien we dat deze data vrijwel niet meer geraadpleegd wordt en vaak doelloos ‘stof ligt te happen’. En hoewel u deze administratie misschien niet ziet, deze zorgt weldegelijk voor een onnodige belasting op uw digitale systemen.

Betere performance

Maar wat merkt u daar zelf van in de praktijk? Welke invloed heeft de opslag van deze groeiende hoeveelheid data op de performance van uw systemen? Het zal u verbazen! Een opschoning kan een snellere, betere performance opleveren bij bijvoorbeeld het doen van opvragingen in Unit4 Financials.

Het systeem hoeft na opschoning dan namelijk niet meer in talloze oude onnodige records te zoeken. Verder kunnen bij de opschoning ook alle niet (meer) in gebruik zijnde Elementen worden verwijderd. Heerlijk, zo komt er na opschoning een einde aan de wildgroei aan Elementen die in de loop der jaren is ontstaan!

Hoe gaat een opschoning in zijn werk?

In het hierboven omschreven project kwam een ontelbare hoeveelheid records in aanmerking om verwijderd te worden. Helaas biedt Unit4 geen functionele mogelijkheid om zoveel records in één keer te kunnen verwijderen. Ook konden wij geen gebruik kunnen maken van de standaard Archiveringsfunctionaliteit in Unit4 Financials want die kent nogal wat beperkingen.

Als eerste stap hebben we een ‘opvragen gegevens’ rapport gemaakt met een overzicht van de gegevens die in aanmerking kwamen voor verwijdering. Na goedkeuring van de opdrachtgever hebben we deze data door middel van een script in de archieftabellen van Unit4 Financials geplaatst. Zo verscheen de data niet meer in de standaard opvragingen en was er nog steeds de mogelijkheid om de data te raadplegen. Hiervoor hebben wij in Unit4 Financials een rapport aangemaakt.

Na akkoord van de opdrachtgever konden de archieven uiteindelijk verwijderd worden. En om de opschoning compleet te maken, hebben wij daarna geanalyseerd welke elementen in Unit4 Financials niet meer in gebruik waren en dus ook verwijderd konden worden.

Een plug-and-play applicatie is onderweg!

Al met al dus een hele rits aan handelingen die uitgevoerd moesten worden en waarvoor in Financials niet echt een handige functionaliteit zit. Dit project heeft ons geïnspireerd om na te denken over het ontwikkelen van een eigen applicatie waarmee deze acties geautomatiseerd uitgevoerd kunnen worden. En omdat deze opschoningsactie een terugkerend karakter heeft, is een van de vereisten dat de applicatie zeer gemakkelijk werkt. Feitelijk met één druk op de knop. Zodat het opschoningsproces automatisch verloopt nadat u eerst een selectie (bedrijf, jaar en eventueel de periode) heeft gemaakt van wat er gearchiveerd of verwijderd dient te worden.

Wanneer start u met opschonen?

Heeft u  interesse in onze plug and play applicatie, of wilt u meer weten over dit traject? Laat het ons weten. Wij denken graag met u mee en gaan het gesprek aan.