Effectief inzetten van Rollen en Bevoegdheden binnen Unit4 Financials

Wist u dat u met het gebruik van Rollen en Bevoegdheden de autorisatie van rechten van een Unit4 Financials gebruiker op een eenvoudige manier per bedrijf kunt instellen, opzetten en beheren?

Rollen (en ook bevoegdheden) kunnen vanaf versie 14 per bedrijf per gebruiker ingesteld worden. Dit maakt dat een gebruiker voor verschillende bedrijven ook verschillende rechten kan hebben. Iets wat in het verleden altijd met een tweede gebruiker moest worden opgelost, omdat de bevoegdheid altijd bedrijfsoverstijgend was.

Stop de wildgroei aan bevoegdheden

Hoe vaak zien wij niet dat er een ‘wildgroei’ aan bevoegdheden is ontstaan, vaak door (eenmalige) wijzigingen en in de loop van de tijd. In sommige gevallen soms één op één gekoppeld aan een gebruiker.

Met als gevolg dat het beheren van deze bevoegdheden een onoverzichtelijke en tijdrovende klus is geworden. Daar komt bij dat er vanuit de jaarlijkse audit om lijsten wordt gevraagd die een overzicht geven van welke toegangsrechten tot welke functionaliteiten een gebruiker heeft. En dit is niet eenvoudig uit de applicatie te halen.

Hoe kunt u Rollen binnen Unit4 Financials by Coda toepassen?

Een stambestand Rol is een afgeleide van het stambestand Bevoegdheid. In een Rol zit dezelfde structuur voor het uitdelen van rechten als in Bevoegdheid. De toegang die je krijgt vanuit een aangemaakte rol werkt samen met de rechten op bevoegdheid. Dus beide rechten gecombineerd, maken de totale set aan rechten op functionaliteiten die een gebruiker krijgt in de applicatie.

Het definiëren van rollen kan op functionaliteit worden gedaan. Voorbeelden hiervan zijn: Rol Betalen, Rol Opvragen Gegevens, Rol Open/Sluiten periodes, Rol Invoer, etc.

Vervolgens kun je aan een gebruiker (via stambestand gebruiker) één of meerdere rollen toekennen. Alle rollen samen maken de rechten die een gebruiker heeft. Hiermee kun je in één oogopslag bij een gebruiker zien welke rechten deze heeft en kun je eenvoudig een rol toevoegen of verwijderen.

Dit is met name erg handig als bij afwezigheid van een collega de gebruiker bepaalde functionaliteiten (tijdelijk) van hem/haar moet overnemen. Het is dan niet nodig om een andere bevoegdheid toe te kennen of een nieuwe aan te maken.

Daarnaast is het dus niet nodig om meer bevoegdheden toe te kennen dan strikt noodzakelijk. Wanneer bijvoorbeeld gebruiker X de betalingen mag starten,  gebruiker Y niet en de verdere bevoegdheden gelijk zijn, kun je dit heel mooi ondervangen door gebruiker X de Rol Betalingen toe te kennen en gebruiker Y niet.

Eenvoudig overzicht genereren

Om bevoegdheden en rechten beter beheersbaar en overzichtelijk te houden, biedt het gebruik van de functionaliteit Rollen uitkomst. Voor het vanuit audits gevraagde overzicht hebben wij standaard rapportages (Generiek opvragen) opgezet die op ieder willekeurig moment op te vragen zijn vanuit de applicatie.

Deze rapportages geven een overzicht van alle rechten die een gebruiker in de applicatie heeft. Deze overzichten zijn op ieder moment op te vragen en geven naast de inzichten van rechten ook inzicht in bepaalde instellingen, het moment waarop gebruikers voor de lijst ingelogd waren en welke toegangen tot bedrijven zij hebben.

Meer weten?

Bent u geïnteresseerd in het optimaliseren van de inrichting van Rollen en Bevoegdheden binnen uw Unit4 Financials by Coda omgeving? Neem dan contact met ons op, wij helpen u graag verder.

Jim Voorn
Applicatie consultant