Een gestroomlijnd order to cash-proces vereist maatwerk

Voor het stroomlijnen van het order to cash-proces is geen blauwdruk beschikbaar. In sommige gevallen voldoet de standaard functionaliteit van een ERP-systeem. Wanneer die functionaliteit tekort schiet, wijken organisaties vaak uit naar losstaande systemen. Data wordt in dit geval meestal handmatig overgezet, al dan niet door gebruik te maken van Excel-bestanden. Dit is te overzien wanneer processen overzichtelijk zijn en ongecompliceerd. Maar wanneer uw organisatie te maken heeft met complexe financiële bedrijfsprocessen, schiet deze aanpak schromelijk tekort.

Pakketjes van A naar B, hoe ingewikkeld kan het zijn?

Neem bijvoorbeeld een groot bezorgbedrijf, dat ieder jaar miljoenen pakketjes voor partijen zoals Amazon afhandelt. Voor de afhandeling van deze pakketjes heeft het bedrijf te maken met gedetailleerde prijsafspraken die afhankelijk zijn van verschillende factoren zoals afmeting, soort product of condities per postcodegebied. Al deze afspraken sloeg het bedrijf op in verschillende systemen, waarbij het voor de facturatie ook nog eens rekening moest houden met staffels die gelden bij bepaalde discrepanties. Bepaalde commerciële afspraken waren zelfs zo ingewikkeld dat ze technisch niet te verwerken waren en sommige zaken zelfs niet konden worden doorbelast of gefactureerd. Door deze aanpak liep het bedrijf het gevaar iedere week al gauw € 100.000,- aan inkomsten mis te lopen.

Meer vakantie, meer werk?

Het tweede voorbeeld betreft een organisatie met meerdere vakantieparken in Nederland met een groeiende hoeveelheid vakantiehuisjes die particulier eigendom zijn. Vanuit de organisatie worden een aantal zaken centraal geregeld die ook doorbelast moeten worden aan de verschillende huiseigenaren. Denk aan zaken zoals onderhoud, gebruik van faciliteiten en verhuurbemiddeling. Deze informatie werd decentraal opgeslagen in verschillende systemen, waardoor delen van het proces noodgedwongen nog veelal handmatig werden uitgevoerd. Dit maakte het consolideren en doorbelasten van de verschillende diensten en het toepassen van afwijkende afspraken erg lastig.

Complexiteit vereist flexibiliteit

Maar hoe complex hun financiële processen ook zijn; toch kunnen ook dit soort organisaties hun order to cash-proces automatiseren. Dat vereist alleen wel het nodige maatwerk. De oplossing voor dit soort bedrijven ligt daarom in order to cash software met meer (intuïtieve) functionaliteit. De kracht hiervan zit in de flexibiliteit waarmee het in te richten is naar de gewenste processen van de organisatie. Zo hoeft een organisatie zich niet te laten beperken door de standaard functionaliteit van een financieel systeem.

Zo konden zowel het bezorgbedrijf als de organisatie met vakantieparken na het analyseren en optimaliseren van hun bestaande proces, de stap zetten naar het ontwikkelen van een maatwerk-facturatie oplossing. Die maakt het mogelijk dat nu alle individuele afspraken per klant centraal kunnen worden vastgelegd, de noodzakelijke berekeningen (in tegenstelling tot voorheen) wél kunnen worden uitgevoerd en facturen volledig en correct gegenereerd kunnen worden. Door de gerealiseerde koppeling met hun bestaande financiële systemen verloopt de volledige afhandeling hiervan nu even soepel als hun kernprocessen. 

Wilt u ook uw financiële processen optimaliseren? Download ons whitepaper en lees meer over de voordelen van het automatiseren van uw order to cash-proces. 

Paul van der Lee
Salesmanager