Hoe Finance de organisatie meer data-gedreven kan maken

Door verdere digitalisering en automatisering van o.a. financiële processen wordt de financiële afdeling steeds meer data-gedreven. Wat betekent dit voor het werk van de financieel professional? En hoe kan Finance de interne organisatie helpen bij het interpreteren van betere financiële informatie? 

Gastblog door Jan Willem van Holst, CFRO a.i. bij Blue Sky Group

Van repetitief werk naar procesoptimalisatie

Wil een financieel medewerker ook over vijf jaar nog een rol van betekenis hebben voor zijn financiële organisatie, dan moet hij of zij voldoen aan twee belangrijke eigenschappen: nieuwsgierigheid en aanpassingsvermogen.

De medewerker die dag in dag uit facturen inboekt en dagafschriften aflettert, heeft alleen toekomst als die persoon openstaat voor verandering. Want repetitieve taken, die dagelijks veel tijd kosten, zullen door digitalisering en automatisering verdwijnen. In plaats daarvan ligt de focus van Finance meer dan ooit op procesoptimalisatie en op het distribueren van financiële informatie.

Procesoptimalisatie betekent dat Finance kritisch moet kijken naar de beschikbaarheid van financiële informatie. Het integreren van oplossingen is daarin erg belangrijk. Hoe verplaats je bijvoorbeeld snel financiële informatie uit je bronsystemen naar je grootboeksysteem?

De afhankelijkheid van de eigen drukbezette IT-afdeling om dit soort integraties te regelen is bij veel organisaties nog te groot. Gelukkig zie je dat steeds meer applicaties ‘hands-on’ worden. Ze kunnen door middel van API’s communiceren en het activeren van een koppeling is vrij eenvoudig. Als deze trend zich doorzet, ontstaat een vorm van ‘self-service IT’ die Finance minder afhankelijk maakt van de eigen IT-afdeling.

Financiële informatie beschikbaar stellen dankzij business-intelligence

Business-intelligence tools helpen Finance vervolgens om de juiste informatie te distribueren en deze inzichtelijk te maken voor de rest van de organisatie. Het is belangrijk dat relevante financiële informatie ook voor de rest van de organisatie beschikbaar is. Vroeger kregen mensen aan het einde van de maand een pdf’je of een Excel-bestand. Dat was heel reactief.

Dankzij business intelligence-tools kunnen medewerkers zelf toegang zoeken tot financiële informatie. Je kunt als gebruiker zelf die informatie doorscrollen, dashboards instellen en zo verder de diepte in gaan.

Deze nieuwe data-gedreven technologie verhoogt de nieuwsgierigheid. Of het nou gaat om een geïnteresseerde account manager of leidinggevende: iedereen kan tot op factuurniveau zien wat zijn bijdrage aan de business is geweest. Dat leidt tot meer bewustwording en de juiste kritische vragen, waardoor ook de accountability scherper wordt.

💡LEESTIP: Dreigend tekort aan credit managers: is digitalisering het antwoord?

Belangrijke rol voor Finance

Omdat niet alle medewerkers even makkelijk omgaan met BI-tools, is alleen het beschikbaar stellen van informatie niet genoeg. Sommige medewerkers omarmen het werken met BI-tools: ze krijgen eindelijk de beschikking over informatie die ze altijd al hadden willen hebben en staan te springen om erin te duiken. Diezelfde medewerkers gaan ook interacteren met Finance als ze vragen hebben.

Maar andere medewerkers zijn er juist door overweldigd en weten niet goed waar ze precies naar (moeten) kijken. Daar is volgens mij een belangrijke rol voor Finance weggelegd. Ga met medewerkers zitten en laat ze zien hoe ze zelf relevante dashboards kunnen instellen, analyses kunnen maken en de juiste conclusies op basis van data kunnen trekken.

Zo helpt Finance de hele organisatie meer data-gedreven werken.

Jan Willem van Holst      CFRO a.i. bij Blue Sky Group

PS Vergeet niet te abonneren op onze blog updates!